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Entsendemeldung für Ihre Fahrer: in Minuten vorbereitet statt im Portal gesucht.

Sie tragen Fahrer, Fahrzeug, Zeitraum und Einsatzländer ein. Sie bekommen eine Ausfüllhilfe mit allen Feldern der Entsendemeldung im IMI-Portal der EU, eine Checkliste der Unterlagen für das Fahrzeug und eine Einschätzung, ob Ihre Fahrt überhaupt eine Entsendung ist.

Ausfüllhilfe; die Meldung geben Sie selbst im IMI-Portal ab. Keine Rechtsberatung.

Kostenlos vormerken 15 € je Meldung

Für wen

Kleine Transportunternehmen, die Fahrer für Kabotage im EU-Ausland einsetzen
Kurierdienste mit Transportern, auch mit Fahrzeugen von 2,5 bis 3,5 Tonnen im grenzüberschreitenden Verkehr
Betriebe mit Drittlandverkehr, bei dem weder Start noch Ziel im Land des Firmensitzes liegen
Disponenten und Inhaber, die die Meldung nicht jede Woche machen und sich das Vorgehen nicht merken wollen

Sie geben ein

Fahrer: Name, Geburtsdatum, Wohnanschrift, Führerscheinnummer, Beginn des Arbeitsvertrags
Fahrzeug: Kennzeichen und zulässige Gesamtmasse
Zeitraum der geplanten Einsätze und die Einsatzländer
Art der Fahrt: Kabotage, Drittlandverkehr oder bilateral, mit Start- und Zielort

Sie bekommen

Einschätzung, ob für Ihre Fahrt eine Entsendung vorliegt oder nicht (bilateral, Transit, zusätzliche Be- und Entladung)
Ausfüllhilfe zum Abschreiben: alle Felder der Entsendemeldung in der Reihenfolge des IMI-Portals
Checkliste der Unterlagen, die im Fahrzeug liegen müssen
Checkliste der Unterlagen, die Sie später auf Anforderung nachreichen
Hinweis auf die Meldefrist und den Zeitraum der Meldung
alles als PDF zum Ausdrucken, in verständlichem Deutsch

Musterauszug aus einer Ausfüllhilfe

Beispieldaten zur Veranschaulichung, kein echter Betrieb.

Feld im IMI-Portal	Ihre Eingabe	Hinweis
Einsatzland	Frankreich	Für jedes Einsatzland ist eine eigene Meldung nötig.
Art der Beförderung	Kabotage	Be- und Entladeort liegen beide in Frankreich, der Firmensitz nicht.
Beginn und Ende der Entsendung	03.11. bis 14.11.	Eine Meldung deckt höchstens sechs Monate ab.
Fahrer	Max Muster, Führerschein-Nr. wie im Dokument	Name, Anschrift und Führerscheinnummer genau wie im Ausweis.
Vertragsbeginn und anwendbares Recht	01.03.2024, deutsches Recht	Beides steht im Arbeitsvertrag des Fahrers.
Fahrzeugkennzeichen	AB-CD 123	Bei Fahrzeugwechsel die Meldung aktualisieren.
Im Fahrzeug mitführen	Kopie der Meldung, Frachtbrief, Fahrtenschreiberdaten	Digital oder auf Papier, bei Kontrollen sofort vorzeigbar.

Preis

Einzelmeldung

15 €

je Meldung, also ein Fahrer für ein Einsatzland und einen Zeitraum

Monatspaket

49 € im Monat

unbegrenzt viele Ausfüllhilfen, monatlich kündbar

Geplante Startpreise. Heute wird nichts verkauft und nichts abgebucht. Der verbindliche Endpreis steht vor jedem Kauf da.

So läuft es ab

Auf die Vormerkliste setzen. Das kostet nichts und verpflichtet zu nichts.
Zum Start bekommen Sie eine E-Mail mit dem Link zum Entsendelotsen.
Sie tragen Fahrer, Fahrzeug, Zeitraum, Länder und Art der Fahrt ein.
Sie erhalten sofort die Einschätzung, die Ausfüllhilfe und die Checklisten als PDF.
Sie übertragen die Angaben in das IMI-Portal der EU und geben die Meldung dort selbst ab.
Ihre Eingaben werden nach 24 Stunden automatisch gelöscht.

Was das Angebot nicht leistet

Keine Rechtsberatung und keine Prüfung Ihres Einzelfalls. Die Einschätzung folgt den veröffentlichten EU-Regeln und ist eine Orientierung.
Wir geben keine Meldung für Sie ab. Die Meldung im IMI-Portal erfolgt durch Sie, mit Ihrem eigenen EU-Login.
Nationale Besonderheiten einzelner Länder, etwa zusätzliche Pflichten oder Bußgelder, deckt die Ausfüllhilfe nicht vollständig ab. Prüfen Sie diese beim jeweiligen Land.
Die Höhe des Mindestlohns im Einsatzland nennen wir nicht. Wir zeigen, welche Nachweise dazu gehören und wo Sie die aktuellen Werte finden.
Bei Zweifeln, ob eine Fahrt eine Entsendung ist, helfen Ihr Verband, die IHK oder eine fachkundige Beratung.

Entsendemeldung für Fahrer: Was Transportunternehmer wissen müssen

Was die Entsendemeldung für Fahrer ist und wer sie abgibt

Setzt ein Transportunternehmen einen Fahrer vorübergehend in einem anderen EU-Land ein, in dem es nicht niedergelassen ist, gilt der Fahrer unter bestimmten Bedingungen als entsandt. Für solche Fälle sieht die Richtlinie (EU) 2020/1057 eine eigene Regelung für den Straßenverkehr vor. Sie gilt seit dem 2. Februar 2022.

Der Unternehmer meldet die Entsendung vorab über eine öffentliche Schnittstelle des Binnenmarkt-Informationssystems IMI. Dieses Portal heißt auf Englisch Road Transport Posting Declaration, kurz RTPD. Die Europäische Kommission beschreibt, dass die Meldung über das mehrsprachige Portal an den Mitgliedstaat erfolgt, in dem der Fahrer eingesetzt wird.

Zuständig ist das Unternehmen, nicht der Fahrer. Der Fahrer muss aber im Fahrzeug eine Kopie der Meldung vorzeigen können. Laut IHK Ostthüringen steht das Portal in 24 EU-Sprachen zur Verfügung. Wer die Angaben einmal sauber vorbereitet hat, überträgt sie in wenigen Minuten.

Für kleine Betriebe ist das vor allem eine Frage der Ordnung. Die Regeln selbst sind überschaubar, aber sie greifen an mehreren Stellen ineinander: Wer ist entsandt, in welches Land, für welchen Zeitraum, mit welchem Fahrzeug, und welche Papiere gehören dazu? Genau diese Fragen beantwortet die Reihenfolge der Felder im Portal, und deshalb lohnt es sich, die Antworten vor dem Öffnen des Portals beisammen zu haben.

Wann ein Fahrer als entsandt gilt: Kabotage und Drittlandverkehr

Zwei Fälle führen im Straßengüterverkehr zur Entsendung. Der erste ist die Kabotage: Ein Unternehmen aus Land A fährt innerhalb von Land B, Be- und Entladeort liegen also beide in Land B. Die Richtlinie sagt ausdrücklich, dass Kabotagebeförderungen als Entsendung gelten.

Der zweite Fall ist der Drittlandverkehr, in der Praxis oft Cross-Trade genannt. Gemeint ist eine grenzüberschreitende Beförderung zwischen zwei Ländern, von denen keines das Land des Firmensitzes ist. Die Kommission und die ELA sprechen in ihren Unterlagen von nicht bilateralen internationalen Beförderungen. Beispiel: Ein deutsches Unternehmen fährt von Frankreich nach Spanien.

Entsandt ist der Fahrer jeweils nur für den Teil der Fahrt, der unter diese Fälle fällt. In den Beispielen der Kommission beginnt die Entsendung bei einer Drittlandfahrt mit dem Beginn der Beladung im ersten Land und endet mit dem Verlassen des Landes, im Zielland dauert sie von der Einreise bis zur Entladung. Auch Leerfahrten, die zu einer Kabotagefahrt gehören, zählen mit.

Wichtig für den Alltag: Die Entsendung hängt nicht an der Staatsangehörigkeit des Fahrers und nicht am Wohnort, sondern daran, wo das Unternehmen niedergelassen ist und welche Fahrt gerade stattfindet. Ein und derselbe Fahrer kann an einem Tag bilateral unterwegs sein und am nächsten Tag in Kabotage entsandt werden. Deshalb sollten Sie die Einordnung nicht pauschal für den Fahrer, sondern für jede Tour treffen.

Wann keine Entsendung vorliegt: bilateral, Transit und die Ausnahmen

Keine Entsendung ist die bilaterale Beförderung. Das ist eine Fahrt vom Land des Firmensitzes in ein anderes Land oder von dort zurück, auch in ein Drittland außerhalb der EU. Ein Fahrer darf auf einer Reise mehrere bilaterale Beförderungen mit jeweils eigenem Frachtbrief hintereinander machen und bleibt dabei nicht entsandt.

Keine Entsendung ist ebenso der Transit: Der Fahrer durchquert ein Land, ohne dort zu laden oder zu entladen. Pausen, Tanken oder Hygienestopps ändern daran nichts. Auch die Zu- und Ablaufstrecke im kombinierten Verkehr zählt nicht, wenn die Straßenstrecke für sich eine bilaterale Beförderung ist.

Es gibt zusätzlich eine Ausnahme für zusätzliche Be- und Entladungen während einer bilateralen Fahrt. Die Kommission beschreibt zwei Muster. Beim Muster 1+1 ist je eine zusätzliche Be- oder Entladung auf Hin- und Rückfahrt erlaubt. Beim Muster 0+2 sind auf der Rückfahrt bis zu zwei erlaubt, wenn auf der Hinfahrt keine stattfand. Be- und Entladung dürfen dabei nicht im selben Land erfolgen. Jede weitere Tätigkeit zählt als Entsendung.

Nach der Richtlinie gelten diese Ausnahmen mit der Zeit nur noch für Fahrzeuge mit intelligentem Fahrtenschreiber. Deutschland nennt für seine Mindestlohnregeln dazu den 21. August 2023 als Stichtag. Prüfen Sie daher, welches Gerät Ihr Fahrzeug hat.

Auch wenn keine Entsendung vorliegt, bleiben Pflichten bestehen. Frankreich weist in seiner Übersicht ausdrücklich darauf hin, dass bei ausgenommenen bilateralen Beförderungen die Nachweise der Fahrt mitzuführen sind. Der Zoll schreibt für Deutschland: Liegt nach den Ausnahmen keine Entsendung vor, ist keine Entsendemeldung abzugeben. Die Zollbehörden dürfen aber trotzdem prüfen, ob tatsächlich keine vorliegt. Halten Sie deshalb auch bei bilateralen Fahrten den Frachtbrief und die Fahrtenschreiberdaten bereit.

Fünf Beispiele aus dem Alltag kleiner Betriebe

Die folgenden Fälle sind vereinfacht und ersetzen keine Prüfung Ihrer Fahrt. Sie zeigen, wie die Regeln der EU-Kommission in der Praxis wirken.

Ein Kurier aus Brandenburg holt Pakete in Polen ab und liefert sie in Deutschland aus: bilateral, keine Entsendung.
Derselbe Kurier liefert danach drei Sendungen innerhalb von Frankreich aus, nachdem er eine Ladung aus Deutschland dort entladen hat: Kabotage in Frankreich, Entsendung nach Frankreich für diesen Teil.
Ein Fahrer aus Deutschland lädt in Frankreich und entlädt in Spanien: Drittlandverkehr, Entsendung nach Frankreich und Spanien für die jeweiligen Abschnitte.
Ein Fahrer fährt von Berlin nach Italien und durchquert Österreich ohne Halt zum Laden: Transit durch Österreich, keine Entsendung dorthin.
Ein Fahrer bringt Ware von Deutschland nach Polen. Auf der Rückfahrt lädt er in Polen und liefert eine Teilladung in Tschechien ab, den Rest in Deutschland. Das kann noch eine erlaubte zusätzliche Tätigkeit im Muster 1+1 oder 0+2 sein, solange die erlaubte Zahl nicht überschritten wird und nicht im selben Land geladen und entladen wird.

Transporter von 2,5 bis 3,5 Tonnen: Was seit dem 1. Juli 2026 gilt

Lange waren die EU-Regeln zu Lenkzeiten und Fahrtenschreiber auf Fahrzeuge über 3,5 Tonnen beschränkt. Die ELA schreibt auf ihrer Webseite, dass ab 1. Juli 2026 die Sozialvorschriften im Straßenverkehr auch für leichte Nutzfahrzeuge mit mehr als 2,5 Tonnen zulässiger Gesamtmasse gelten, wenn sie im internationalen Verkehr oder in der Kabotage eingesetzt werden. Der reine Inlandsverkehr ist ausgenommen.

Für die Entsendung heißt es dort: Die Durchsetzung der Entsenderegeln beginnt ebenfalls gegenüber den Fahrern dieser Fahrzeuge. Die ELA-Broschüre nennt die Fahrzeuge mit mehr als 2,5 bis 3,5 Tonnen einschließlich Anhänger. Wichtig sind außerdem der Einsatz im gewerblichen Verkehr gegen Entgelt, der intelligente Fahrtenschreiber der zweiten Generation (G2V2) und die Meldung über das RTPD-Portal.

Wer bislang dachte, die Entsendemeldung betreffe nur Lkw über 3,5 Tonnen, sollte seine Fahrzeuge deshalb noch einmal ansehen. Ein Sprinter mit 3,5 Tonnen, der Pakete von Deutschland nach Frankreich bringt und dort weiterverteilt, kann nun in den Anwendungsbereich fallen.

Hinweis zur Quellenlage: Einzelne Länder hatten für leichte Fahrzeuge zuvor eigene Verfahren. Frankreich nannte in einer Übersicht von 2022 für Fahrzeuge unter 3,5 Tonnen eine Bescheinigung über das nationale Portal SIPSI. Ob das nach der neuen Regelung noch gilt, sollten Sie beim jeweiligen Land prüfen.

Praktisch bedeutet das für Kurierdienste: Prüfen Sie zuerst die zulässige Gesamtmasse in den Fahrzeugpapieren, auch die eines mitgeführten Anhängers. Prüfen Sie dann, ob das Fahrzeug einen intelligenten Fahrtenschreiber der zweiten Generation hat. Und klären Sie, welche Ihrer Touren grenzüberschreitend oder Kabotage sind. Reine Inlandsfahrten im Land des Firmensitzes sind von den neuen Regeln nicht betroffen.

Die Felder der Meldung im IMI-Portal im Einzelnen

Die Richtlinie legt fest, was die Meldung enthalten muss. Die Kommission und mehrere Kammern geben die Angaben übereinstimmend wieder. Je Fahrer sind es diese:

Unternehmen: Name, Land der Niederlassung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, nationale Registernummer und, falls vorhanden, die Nummer der Gemeinschaftslizenz
Ansprechpartner im Niederlassungsstaat: der Verkehrsleiter oder eine andere Kontaktperson mit Kontaktdaten
Fahrer: Name, Wohnanschrift und Führerscheinnummer, dazu Angaben zum Beschäftigungsverhältnis
Beginn des Arbeitsvertrags und das darauf anwendbare Recht, beides ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag
Geplanter Beginn und geplantes Ende der Entsendung
Kennzeichen der eingesetzten Fahrzeuge
Art der Beförderungsleistung, also Güterbeförderung, internationale Beförderung oder Kabotage
Einsatzland: Die Meldung richtet sich an die Behörden des Landes, in dem der Fahrer eingesetzt wird

Wann melden und wie lange die Meldung gilt

Die Meldung muss spätestens bei Beginn der Entsendung vorliegen. Die Wirtschaftskammer Österreich rät dazu, sie vor Beginn zu erstellen. Eine Meldung kann nach den Angaben der Kammern und der Durchführungsverordnung (EU) 2021/2179 einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten abdecken. Für jedes Einsatzland ist eine eigene Meldung nötig. Eine bestehende Meldung lässt sich nach den Angaben der IHK Rhein-Neckar als Vorlage kopieren.

Ändern sich Angaben, etwa der Zeitraum oder das Fahrzeug, soll die Meldung aktualisiert werden. Nicht mehr aktuelle Meldungen gelten nach Hinweis der Wirtschaftskammer Österreich als ungültig. Der Fahrer bekommt bei Änderungen automatisch eine neue Version, der QR-Code bleibt laut Kammer gleich. Die Daten bleiben nach der Richtlinie 24 Monate im System gespeichert.

Das Portal erreichen Sie über ein persönliches EU-Login-Konto. Danach legen Sie ein Unternehmenskonto an. Fahrer können einzeln oder über eine Excel-Vorlage erfasst werden. Planen Sie für die erste Registrierung etwas Zeit ein.

Eine praktische Folge der Sechsmonatsregel: Wer einen Fahrer regelmäßig in dasselbe Land schickt, kann eine Meldung für einen längeren Zeitraum anlegen, statt vor jeder Tour neu zu melden. Wichtig ist, dass die Angaben dann stimmen. Wechselt das Fahrzeug oder endet der Einsatz früher, muss die Meldung angepasst werden.

Was im Fahrzeug liegen muss

Die Richtlinie nennt drei Dinge, die der Fahrer bei einer Straßenkontrolle in Papier oder elektronisch vorzeigen muss:

Die Frist für die Fahrtenschreiberdaten ist ein häufiger Stolperstein. Die ELA nennt für die heruntergeladenen Daten von Fahrzeug und Fahrerkarte eine Aufbewahrung von zwölf Monaten. Die IHK Rhein-Neckar nennt außerdem die A1-Bescheinigung als Nachweis der Sozialversicherung und Fahrtenschreiberaufzeichnungen für den aktuellen Tag und die 28 Kalendertage davor. Nehmen Sie diese Punkte als zusätzliche Kontrolle in Ihre Checkliste auf. Ob ein Land mehr verlangt, prüfen Sie dort.

eine Kopie der Entsendemeldung aus dem IMI-Portal
Nachweise über die Beförderungen im Einsatzland, etwa der elektronische Frachtbrief e-CMR oder bei Kabotage die Belege nach Artikel 8 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 1072/2009
Fahrtenschreiberdaten mit den Ländersymbolen der besuchten Staaten

Was Sie später auf Anforderung nachreichen

Nach der Entsendung können die Behörden des Einsatzlandes über das IMI-Portal Unterlagen anfordern. Die Richtlinie nennt Frachtpapiere, Fahrtenschreiberdaten, Entlohnungsnachweise, den Arbeitsvertrag oder gleichwertige Unterlagen, Arbeitszeitnachweise und Zahlungsbelege. Dafür haben Sie nach der Richtlinie höchstens acht Wochen ab der Aufforderung.

Hier gehört der Nachweis zum Mindestlohn hin. Er liegt nicht im Fahrzeug, sondern muss auf Anforderung belegbar sein: Lohnabrechnung, Zahlungsnachweis und Zeiterfassung des Fahrers für die Entsendetage. Wer das nicht rechtzeitig liefert, riskiert ein Amtshilfeersuchen an die Behörden des eigenen Landes. Diese müssen die Unterlagen nach der Richtlinie binnen 25 Arbeitstagen beschaffen.

Nach der Durchführungsverordnung können Sie Unterlagen auch in Teilen einreichen und müssen nur die letzten zwölf Monate vor der Anforderung bereithalten. Das passt zur Aufbewahrung der Fahrtenschreiberdaten von zwölf Monaten, die die ELA nennt.

Die Kabotageregeln: drei Fahrten in sieben Tagen

Wer Entsendung sagt, meint bei kleinen Betrieben meist Kabotage. Die Kabotage ist erst erlaubt, nachdem die grenzüberschreitende Ladung vollständig entladen wurde. Danach sind mit demselben Fahrzeug bis zu drei Kabotagefahrten innerhalb von sieben Tagen nach der letzten Entladung möglich. Fährt das Fahrzeug leer ins Land, ist innerhalb von drei Tagen nur eine Kabotagefahrt zulässig.

Seit dem 21. Februar 2022 gilt eine Abkühlphase von vier Tagen: Nach Ende der Kabotage in einem Land darf das Fahrzeug dort vier Tage lang keine weitere Kabotage durchführen. Das Fahrzeug, nicht der Fahrer, ist hier der Bezugspunkt.

Für jede Kabotagefahrt brauchen Sie einen eigenen Frachtbrief mit den Angaben nach Artikel 8 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 1072/2009. Nach den Angaben der IHK sind Beförderungen ohne diese Belege nicht rechtmäßig. Die Belege dürfen elektronisch sein. Auch der Frachtbrief der grenzüberschreitenden Fahrt gehört dazu.

Diese Regeln sind getrennt von der Entsendemeldung zu sehen. Sie legen fest, ob Sie die Kabotage überhaupt durchführen dürfen. Die Entsendemeldung legt fest, was der Fahrer im Einsatzland nachweisen muss, wenn Sie es tun.

Mindestlohn und Bezahlung im Einsatzland

Als entsandt hat der Fahrer Anspruch auf die Arbeitsbedingungen des Einsatzlandes, soweit sie für ihn günstiger sind. Die ELA fasst es so zusammen: Sind Gesamtvergütung und Arbeitsbedingungen im Einsatzland besser, gelten sie. Andernfalls gelten die Regeln des Niederlassungsstaats. Welche Lohnbestandteile dabei zählen, war 2025 Thema von ELA-Workshops mit fast 600 Teilnehmern.

Für Deutschland als Einsatzland nennt der Zoll: Das Mindestlohngesetz gilt für Kraftverkehrsunternehmen aus der EU bei Kabotage mit Start und Ziel in Deutschland und bei Fahrten, die weder bilateral noch Transit sind, wenn Start oder Ziel in Deutschland liegen. Transit und typische bilaterale Beförderungen sind ausgenommen. Unternehmen aus der EU melden die Entsendung im Straßenverkehr über das IMI-Portal. Die Höhe des aktuellen Mindestlohns finden Sie auf den Seiten von Zoll und Bundesarbeitsministerium.

Für andere Länder suchen Sie die Angaben auf den Seiten der dortigen Arbeits- oder Verkehrsbehörde. Die Länder legen teils Tariflöhne zugrunde, teils den gesetzlichen Mindestlohn. Frankreich gibt zum Beispiel einen gesetzlichen Mindestlohn von 12,31 € je Stunde an, die IHK Freiburg nennt ihn mit Werten ab 1. Juni 2026. Prüfen Sie solche Werte immer beim Land selbst, denn sie ändern sich.

Was bei Verstößen droht

Die Kontrollen laufen im Straßenverkehr und im Betrieb. Fehlt die Entsendemeldung im Fahrzeug oder wurde sie nicht abgegeben, kann das je nach Land Bußgelder auslösen. Die Höhe legt jedes Land selbst fest.

Die IHK Freiburg nennt für Frankreich Bußgelder von 2.000 € je entsandtem Mitarbeiter, 4.000 € im Wiederholungsfall und eine Obergrenze von 500.000 €. Eine ältere französische Übersicht von 2022 nennt für fehlende Meldungen im Fahrzeug bis zu 750 €. Die Angaben unterscheiden sich, weil sie verschiedene Pflichten und Stände betreffen. Das zeigt vor allem: Prüfen Sie die Sanktionen vor Fahrtbeginn beim Einsatzland.

Auch in Deutschland prüft der Zoll. Er berichtet über Mindestlohn- und Meldeverstöße bei Logistikunternehmen. In einer Mitteilung des Hauptzollamts Karlsruhe vom 22. Januar 2026 ging es um Bußgelder von insgesamt rund 13.700 € gegen ein Transportunternehmen, unter anderem wegen nicht gezahlten Mindestlohns und Meldeverstößen. Das betraf nicht die Entsendemeldung im Straßenverkehr, zeigt aber, wie genau hingesehen wird.

Beachten Sie auch den Auftraggeber: In Frankreich nennt die IHK Freiburg Bußgelder ausdrücklich für Arbeitgeber und Auftraggeber. Es kann sich also lohnen, Ihre Auftraggeber über die Pflichten aufzuklären, die Sie erfüllen.

Praktische Vorbereitung: So bleiben Sie auf der sicheren Seite

Erfahrungsgemäß scheitert es weniger am Willen als an Kleinigkeiten. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

Vor der Tour prüfen: Ist es Kabotage, Drittlandverkehr oder bilateral? Zeichnen Sie Start, Ladeorte und Zielorte kurz auf.
Meldung je Einsatzland und Fahrer vorbereiten und spätestens bei Beginn der Entsendung abgeben.
Dem Fahrer die Kopie der Meldung aufs Handy schicken oder ausdrucken.
Frachtbrief oder e-CMR je Beförderung bereithalten, bei Kabotage einen eigenen Frachtbrief je Fahrt.
Bei jedem Grenzübertritt das Ländersymbol im digitalen Fahrtenschreiber eintragen. Die Wirtschaftskammer Österreich weist darauf hin.
Lohnabrechnungen, Arbeitsvertrag, Zeiterfassung und Zahlungsnachweise so ablegen, dass Sie sie binnen acht Wochen liefern können.
Bei Änderungen an Zeitraum oder Fahrzeug die Meldung zügig aktualisieren.

Was der Entsendelotse dabei übernimmt und was nicht

Der Entsendelotse bereitet die Angaben auf, die Sie sonst aus mehreren Quellen zusammensuchen: eine Einschätzung, ob Ihre Fahrt eine Entsendung ist, eine Schritt-für-Schritt-Ausfüllhilfe für das IMI-Portal und zwei Checklisten, eine für das Fahrzeug und eine für die Unterlagen auf Anforderung.

Er gibt keine Meldung ab, kennt nicht jede nationale Besonderheit und ersetzt keine Beratung. Wenn Ihr Fall unklar ist, etwa bei mehreren zusätzlichen Be- und Entladungen, fragen Sie Ihren Verband, die IHK oder einen Fachanwalt. Der Dienst startet in Kürze, heute können Sie sich vormerken lassen.

Quellen

Häufige Fragen

Was ist eine Entsendemeldung für Fahrer?

Wenn Ihr Fahrer im Ausland Kabotage oder bestimmte Drittlandfahrten macht, gilt er dort als entsandt. Sie melden das vorab über das IMI-Portal der EU an die Behörden des Einsatzlandes. Die Rechtsgrundlage ist die Richtlinie (EU) 2020/1057.

Gibt der Entsendelotse die Meldung für mich ab?

Nein. Der Entsendelotse ist eine Ausfüllhilfe. Die Meldung geben Sie selbst im IMI-Portal ab, mit Ihrem eigenen EU-Login. So bleiben Sie selbst Herr der Angaben. Keine Rechtsberatung.

Kann ich den Entsendelotsen schon heute nutzen?

Noch nicht. Er startet in Kürze. Mit einem Eintrag auf der Vormerkliste werden Sie als Erstes benachrichtigt. Es wird nichts verkauft und nichts abgebucht.

Gilt das auch für Transporter unter 3,5 Tonnen?

Ja, ab 1. Juli 2026 auch für Fahrzeuge von mehr als 2,5 bis 3,5 Tonnen im grenzüberschreitenden Verkehr und in der Kabotage. Das schreibt die Europäische Arbeitsbehörde ELA. Mehr dazu im Ratgeber unten.

Was ist eine Meldung im Sinne des Preises?

Eine Meldung ist ein Fahrer für ein Einsatzland und einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten. Wer mehrere Fahrer und Länder hat, ist mit dem Monatspaket für 49 € meist günstiger.

Was passiert mit meinen Eingaben?

Ihre Eingaben dienen nur der Ausfüllhilfe und werden nach 24 Stunden automatisch gelöscht. Sie werden nicht weitergegeben.

Muss ich für jeden Fahrer eine eigene Meldung machen?

Ja, die Meldung betrifft den einzelnen Fahrer mit seinen Angaben. Die Wirtschaftskammer Österreich beschreibt, dass Fahrer einzeln oder per Excel-Vorlage erfasst werden. Pro Einsatzland ist eine eigene Meldung nötig.

Bis zu welchem Zeitpunkt muss ich melden?

Spätestens bei Beginn der Entsendung. Planen Sie die Meldung am besten vor der Tour ein, damit der Fahrer die Kopie dabei hat.

Wie lange gilt eine Meldung?

Eine Meldung kann nach den Angaben der Kammern und der Durchführungsverordnung (EU) 2021/2179 bis zu sechs Monate abdecken. Für längere Einsätze legen Sie eine weitere Meldung an.

Was kostet die Meldung im IMI-Portal?

Die in diesem Ratgeber ausgewerteten Quellen nennen keine Gebühr. Prüfen Sie das im Portal selbst. Die Kosten des Entsendelotsen sind davon getrennt: 15 € je Meldung oder 49 € im Monat.

Gilt die Pflicht auch für Fahrzeuge unter 3,5 Tonnen?

Für Fahrzeuge von mehr als 2,5 bis 3,5 Tonnen im grenzüberschreitenden Verkehr und in der Kabotage beginnen die Regeln nach Angaben der ELA am 1. Juli 2026. Dazu zählen auch die Lenk- und Ruhezeiten und der intelligente Fahrtenschreiber. Fahrzeuge bis 2,5 Tonnen sind nicht erfasst.

Gilt die Meldepflicht auch für meine Fahrer aus einem Drittland?

Die ELA schreibt, dass die Regeln für EU-Fahrer und Fahrer aus Nicht-EU-Staaten gelten, wenn sie bei einem in der EU niedergelassenen Unternehmen beschäftigt sind. Die Meldung gibt das Unternehmen ab.

Reicht die Meldung allein?

Nein. Im Fahrzeug brauchen Sie zusätzlich Nachweise der Beförderungen und Fahrtenschreiberdaten. Auf Anforderung kommen Lohn- und Arbeitszeitunterlagen hinzu. Manche Kammern empfehlen außerdem die A1-Bescheinigung zum Nachweis der Sozialversicherung mitzuführen.

Ist ein Fahrer entsandt, wenn er nur durchfährt?

Nein. Transit ohne Be- oder Entladen ist keine Entsendung. Tank-, Ruhe- und Hygienepausen ändern daran nichts.

Was gilt bei mehreren Zustellungen im Zielland auf einer bilateralen Fahrt?

Die Kommission beschreibt die Muster 1+1 und 0+2: Eine zusätzliche Be- oder Entladung je Hin- und Rückfahrt oder bis zu zwei auf der Rückfahrt sind noch keine Entsendung. Mehr Tätigkeiten führen zur Entsendung. Es darf nicht im selben Land geladen und entladen werden.

Was passiert, wenn ich die Unterlagen nicht rechtzeitig liefere?

Dann kann das Einsatzland die Behörden Ihres Landes um Amtshilfe bitten. Diese stellen die Unterlagen nach der Richtlinie innerhalb von 25 Arbeitstagen bereit, und es drohen Folgen nach dem Recht des Einsatzlandes.

Müssen Kurierdienste mit Pkw oder kleinen Lieferwagen melden?

Fahrzeuge bis 2,5 Tonnen zulässiger Gesamtmasse sind in der ELA-Regelung nicht erfasst. Ob ein Land eigene Pflichten verlangt, prüfen Sie beim Land.

Darf ich als Auftraggeber verlangen, dass die Meldung vorliegt?

Das ist eine Frage an Ihre Vertragsgestaltung. Eine Verpflichtung nennen die ausgewerteten Quellen nicht. Es kann dennoch sinnvoll sein, sich die Kopie der Meldung zeigen zu lassen.

Gibt es die Meldung auch auf Deutsch?

Das Portal ist mehrsprachig. Laut IHK Ostthüringen gibt es 24 EU-Sprachen. Die Ausfüllhilfe des Entsendelotsen ist auf Deutsch.

Was sagt der Zoll zur Meldung in Deutschland?

Unternehmen aus der EU, dem EWR und dem Vereinigten Königreich melden Entsendungen im Straßenverkehr über das IMI-System. Unternehmen aus Drittstaaten melden über das Meldeportal Mindestlohn des Zolls.

Kostenlos vormerken

Entsendelotse startet in Kürze. Tragen Sie sich ein, dann werden Sie als Erstes per E-Mail benachrichtigt. Es wird nichts verkauft und nichts abgebucht.

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