# Zuwendungsstapel: Spendenbescheinigungen für Vereine Startet in Kürze · jetzt kostenlos vormerken # Zuwendungsbestätigungen für den ganzen Verein, in einem Rutsch erstellt. Sie laden den Kontoauszug oder Ihre Spenderliste hoch und bekommen alle Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster als PDF: für Geldzuwendungen, Mitgliedsbeiträge, Sammelbestätigungen und Sachzuwendungen. Mit Ihren Freistellungsdaten, dem Betrag in Worten und einer Doppelliste für Ihre Unterlagen. Erstellung nach den amtlichen Mustern aus Ihren Angaben. Für die Richtigkeit und die Gemeinnützigkeit bleibt der Verein verantwortlich; keine Steuerberatung. [Kostenlos vormerken](https://www.fiperly.de/angebote/zuwendungsbestaetigungen-verein/#platz) [39 € im Jahr](https://www.fiperly.de/angebote/zuwendungsbestaetigungen-verein/#preis) ## Für wen - Gemeinnützige Vereine, deren Kassenwart im Januar viele Spendenbescheinigungen schreiben muss - Fördervereine von Schulen, Kitas, Feuerwehren, Museen und Tierheimen - Kleine Stiftungen, die Zuwendungen bestätigen - Vereine, die bisher mit Word-Vorlage und Serienbrief arbeiten und dabei unsicher sind, ob alles stimmt ## Sie geben ein - Ihr Kontoauszug als CSV-Datei oder Ihre Spenderliste (Name, Anschrift, Datum, Betrag) - die Freistellungsdaten Ihres Vereins: Finanzamt, Steuernummer, Datum des Bescheids, begünstigte Zwecke - Angaben zu Mitgliedsbeiträgen, zum Beispiel ob Ihr Verein Beiträge bestätigen darf - bei Sachzuwendungen: Gegenstand, Alter, Zustand und Wert als Angabe aus Ihrer Liste ## Sie bekommen - jede Zuwendungsbestätigung als PDF nach dem amtlichen Muster, in der Reihenfolge und mit dem Wortlaut des Musters - Betrag in Ziffern und in Worten, Datum der Zuwendung, Verzicht auf Aufwendungsersatz als Ja oder Nein - Sammelbestätigungen mit Anlage, in der die Einzelzuwendungen aufgelistet sind - Ihre Freistellungsdaten auf jedem Blatt, mit Prüfhinweis, wenn der Bescheid zu alt für eine Bestätigung wäre - eine Doppelliste zur Aufbewahrung, damit Sie das Doppel jeder Bestätigung vorhalten können - Hinweise zum vereinfachten Zuwendungsnachweis bis 300 Euro, damit Sie nicht mehr Bestätigungen schreiben als nötig ### Musterauszug aus einer Prüfliste vor der Erstellung Beispieldaten zur Veranschaulichung, kein echter Verein und keine echten Personen. | Eingang im Kontoauszug | Ergebnis | Hinweis | |---|---|---| | 12.03., Anna Beispiel, 120,00 € | Geldzuwendung | Betrag in Worten: einhundertzwanzig Euro | | 01.04., Bernd Muster, 60,00 € | Mitgliedsbeitrag | Verein darf Beiträge bestätigen: Bestätigung wird erstellt | | 03.05. bis 18.11., Carla Probe, 6 mal 25,00 € | Sammelbestätigung | 150,00 € in einer Bestätigung, Anlage mit 6 Einzelposten | | 22.06., Beispiel Bäckerei GmbH, 250,00 € | Geldzuwendung | bis 300 Euro: Kontoauszug könnte genügen, Bestätigung bleibt möglich | | 15.09., Dora Test, Sachspende Beamer | Sachzuwendung | Angaben zu Alter, Zustand und Wert fehlen, bitte ergänzen | | 30.09., Erwin Fiktiv, 40,00 € | Hinweis | Anschrift fehlt in der Liste, Bestätigung kann nicht vollständig werden | ## Preis ### Jahrespaket **39 € im Jahr** für bis zu 300 Zuwendungsbestätigungen im Jahr, alle Arten (Geldzuwendung, Mitgliedsbeitrag, Sammelbestätigung, Sachzuwendung) Geplante Startpreise. Heute wird nichts verkauft und nichts abgebucht. Der verbindliche Endpreis steht vor jedem Kauf da. ## So läuft es ab 1. Sie lassen sich kostenlos und unverbindlich vormerken. Es wird nichts verkauft und nichts abgebucht. 2. Zum Start bekommen Sie eine E-Mail mit dem Link zum Werkzeug. 3. Sie tragen die Freistellungsdaten Ihres Vereins ein und laden Kontoauszug oder Spenderliste hoch. 4. Sie sehen eine Prüfliste: Was ist vollständig, was fehlt, welche Zahlungen sind keine Zuwendung? 5. Nach der Bezahlung erhalten Sie alle Bestätigungen als PDF, dazu die Doppelliste. 6. Sie prüfen, unterschreiben oder versenden nach Ihrem Verfahren und bewahren die Doppel auf. ## Was das Angebot nicht leistet - Keine Steuerberatung. Ob Ihr Verein gemeinnützig ist und welche Zahlung eine abziehbare Zuwendung ist, entscheiden das Finanzamt und Ihr Verein, nicht dieses Werkzeug. - Die Bestätigungen entstehen aus Ihren Angaben. Stimmen Bescheiddatum, Zweck oder Betrag nicht, ist die Bestätigung falsch, und der Verein haftet dafür. - Für eine Bestätigung ohne eigenhändige Unterschrift muss Ihr Verein das Verfahren vorher beim Finanzamt angezeigt haben. Sonst unterschreiben Sie die Ausdrucke selbst. - Das Werkzeug übermittelt nichts an das Finanzamt. Es erstellt Bestätigungen, es meldet keine Spenden. - Im Jahrespaket sind bis zu 300 Bestätigungen enthalten. Was darüber hinaus gilt, nennen wir zum Start. ## Zuwendungsbestätigungen im Verein: der Ratgeber für Kassenwarte ### Wofür der Verein überhaupt Zuwendungsbestätigungen braucht Wer einem gemeinnützigen Verein Geld oder Sachen schenkt, kann das in der Einkommensteuererklärung als Sonderausgabe abziehen. Nach § 10b Einkommensteuergesetz sind Zuwendungen für steuerbegünstigte Zwecke bis zu 20 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte abziehbar. Alternativ gibt es eine Grenze von 4 Promille der Summe aus Umsätzen und gezahlten Löhnen und Gehältern, die vor allem für Unternehmen eine Rolle spielt. Was darüber hinausgeht, kann in die Folgejahre vorgetragen werden. Damit das Finanzamt den Abzug anerkennt, braucht die spendende Person in der Regel einen Nachweis. Dieser Nachweis ist die Zuwendungsbestätigung, früher oft Spendenquittung genannt. Sie ist kein beliebiger Dankesbrief, sondern ein Dokument nach einem verbindlichen Muster der Finanzverwaltung. Nach § 50 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung ist der Abzug grundsätzlich nur möglich, wenn eine Bestätigung auf amtlich vorgeschriebenem Vordruck vorliegt oder einer der gesetzlich genannten Ersatznachweise. Für den Kassenwart bedeutet das: Der Verein stellt die Bestätigung selbst aus. Dafür muss er keine Genehmigung einholen. Er muss aber die Muster einhalten, seine Freistellungsdaten richtig angeben und ein Doppel aufbewahren. ### Die amtlichen Muster: was es gibt und was man daran nicht ändern darf Die Finanzverwaltung stellt Muster für Vereine, Stiftungen und Körperschaften des öffentlichen Rechts bereit. Für Vereine gibt es Muster für Geldzuwendungen (mit Mitgliedsbeiträgen), für Sachzuwendungen und für Sammelbestätigungen über Geldzuwendungen. Stiftungen haben jeweils eigene Muster. Die Landesfinanzverwaltungen verweisen dafür auf das BMF-Schreiben vom 7. November 2013, das die verbindlichen Muster veröffentlicht hat. Das Schreiben legt auch fest, wie frei man bei der Gestaltung ist. Es dürfen nur die im Einzelfall passenden Angaben übernommen werden. Die Haftungs- und Anerkennungshinweise sind dagegen immer vollständig zu übernehmen. Wortwahl und Reihenfolge müssen erhalten bleiben, Umformulierungen sind unzulässig. Die Bestätigung darf nicht größer als DIN A4 sein. Danksagungen und Werbung gehören nicht auf die Vorderseite, wohl aber auf die Rückseite. Erlaubt sind Einrahmungen, Ankreuzkästchen, Logos und eine fortlaufende Nummerierung. - Geldzuwendung (Spende) und Mitgliedsbeitrag - Sachzuwendung - Sammelbestätigung über mehrere Geldzuwendungen mit Anlage - Bestätigung, dass ein Beitrag kein abziehbarer Mitgliedsbeitrag ist (bei Vereinen, deren Beiträge nicht abziehbar sind) ### Welche Angaben auf jede Bestätigung gehören Bei einer Geldzuwendung enthält die Bestätigung nach den Mustern unter anderem diese Angaben. Fehlt eine davon, ist die Bestätigung unvollständig und für den Spender wertlos oder angreifbar. Den Betrag in Worten verlangen die Muster ausdrücklich. Er schützt vor Zahlendrehern und ist einer der häufigsten Fehler in selbst gebauten Vorlagen, weil er bei jeder Zeile von Hand nachgezogen werden muss. - Name und Anschrift des Vereins als Empfänger und der spendenden Person - Art der Zuwendung, also Geld oder Sache - Betrag in Ziffern und in Buchstaben sowie das Datum der Zuwendung - die Angabe, ob es sich um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt (Ja oder Nein, immer ankreuzen) - der begünstigte Zweck, für den der Verein die Zuwendung verwendet - das zuständige Finanzamt mit Steuernummer, das Datum des Freistellungsbescheids oder der Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid und der letzte Veranlagungszeitraum - Ort, Datum und Unterschrift, soweit keine maschinelle Erstellung ohne Unterschrift angezeigt ist ### Wie alt darf der Freistellungsbescheid sein? Eine Bestätigung darf nur ausgestellt werden, wenn der Verein dem Finanzamt gegenüber noch als gemeinnützig gilt und der Bescheid nicht zu alt ist. Das regelt § 63 Absatz 5 der Abgabenordnung. Es gibt zwei Fälle: Liegt der Freistellungsbescheid oder die Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid höchstens fünf Jahre zurück, darf bestätigt werden. Wurde bisher nur die Satzung nach § 60a Abgabenordnung festgestellt und noch kein Freistellungsbescheid erteilt, darf bestätigt werden, wenn die Feststellung höchstens drei Kalenderjahre zurückliegt. Die Fristen werden taggenau gerechnet. Für den Kassenwart heißt das: Das Datum des Bescheids gehört in den Kalender. Wer eine Bestätigung mit einem zu alten Bescheid ausstellt, stellt eine unrichtige Bestätigung aus. Dasselbe gilt für Zuwendungen aus der Zeit vor Beginn der Steuerbefreiung. Das BMF-Schreiben weist ausdrücklich darauf hin, dass solche Bestätigungen unrichtig sind und eine Haftung auslösen können. Ein praktischer Tipp: Das zuständige Finanzamt meldet die Daten Ihres Vereins auch an das Zuwendungsempfängerregister des Bundeszentralamts für Steuern. Es lohnt sich, die dort geführten Angaben mit Ihren Bescheiden zu vergleichen und Fehler dem Finanzamt zu melden. ### Spende, Mitgliedsbeitrag, Sammelbestätigung, Sachspende: die vier Fälle, auch bei Stiftungen und Fördervereinen Geldzuwendung: Das ist der Normalfall. Eine Person überweist oder zahlt einen Betrag, ohne eine Gegenleistung zu bekommen. Für jede Zuwendung kann eine Einzelbestätigung ausgestellt werden. Mitgliedsbeitrag: Beiträge sind grundsätzlich wie Spenden abziehbar, aber nicht bei jedem Verein. Nach § 10b Absatz 1 EStG sind Beiträge an Körperschaften nicht abziehbar, die Sport, Heimatpflege und Heimatkunde oder bestimmte Freizeitkulturen fördern. Bei Kunst und Kultur sind sie dagegen abziehbar, auch wenn Mitglieder Vergünstigungen bekommen. Ein Sportverein darf also für den Beitrag keine Spendenbestätigung ausstellen, wohl aber für zusätzliche Spenden. Das Muster sieht für solche Vereine einen eigenen Hinweis vor, dass kein Beitrag im Sinne des § 10b EStG bestätigt wird. Sammelbestätigung: Bei mehreren Zahlungen derselben Person im Jahr kann eine einzige Bestätigung ausgestellt werden. Der Gesamtbetrag wird in einer Anlage auf die einzelnen Zuwendungen aufgeschlüsselt, mit Datum, Art, Verzicht auf Aufwendungsersatz und Betrag. In der Anlage genügt statt des Namens ein fortlaufendes Kennzeichen. Das spart bei Daueraufträgen und Mitgliedsbeiträgen viel Papier. Sachzuwendung: Wer eine Sache schenkt, bekommt ein eigenes Muster. Es verlangt genaue Angaben zum Gegenstand, zum Beispiel Alter, Zustand und früheren Kaufpreis. Der Wert richtet sich nach § 10b Absatz 3 EStG. Stammt die Sache aus einem Betriebsvermögen, gilt im Kern der Entnahmewert samt Umsatzsteuer. Stammt sie aus dem Privatvermögen, gilt grundsätzlich der gemeine Wert. Die Unterlagen für die Wertangabe müssen Sie in die Buchführung aufnehmen. Stiftungen haben für Geld- und Sachzuwendungen und für Sammelbestätigungen eigene Muster. Bei Spenden in den Vermögensstock einer Stiftung sieht § 10b Absatz 1a EStG einen zusätzlichen Abzug vor: bis zu einer Million Euro, bei Zusammenveranlagung bis zwei Millionen Euro, verteilbar auf das Jahr der Zuwendung und die neun folgenden Jahre. Spenden in verbrauchbares Vermögen sind ausgeschlossen. Ob das auf Ihre Stiftung zutrifft, beurteilt die Stiftung selbst. Fördervereine von Schulen und Kitas stellen häufig viele kleine Bestätigungen aus und sammeln auch Beiträge ein. Entscheidend ist, welche Zwecke der Freistellungsbescheid nennt. Ist es die Förderung der Bildung, sind Beiträge grundsätzlich bestätigungsfähig. Bei Zwecken wie Sport oder Heimatpflege nicht. ### Bestätigung ohne Unterschrift: maschinelle Erstellung und die Anzeige beim Finanzamt Viele Kassenwarte fragen, ob sie hunderte Bestätigungen wirklich von Hand unterschreiben müssen. Die Antwort steht in R 10b.1 Absatz 4 der Einkommensteuer-Richtlinien: Eine maschinell erstellte Zuwendungsbestätigung ohne eigenhändige Unterschrift genügt als Nachweis, wenn der Verein dem zuständigen Finanzamt die Nutzung dieses Verfahrens angezeigt hat. Mit der Anzeige bestätigt der Verein, dass er die folgenden Bedingungen einhält. Wichtig: Diese Erleichterung gilt nach der Richtlinie nicht für Sach- und Aufwandsspenden. Solche Bestätigungen sollten Sie also immer unterschreiben. Wer das Verfahren nicht angezeigt hat, unterschreibt ebenfalls. Mit Anzeige dürfen die Bestätigungen außerdem als schreibgeschützte Datei, in der Regel als PDF, per E-Mail verschickt werden. Der Postversand bleibt jederzeit möglich. Ob Ihr Verein die Anzeige gemacht hat, sollten Sie vor dem ersten Versand klären. Meist reicht ein kurzes Schreiben an das Finanzamt. Wie Sie es formulieren und welche Unterlagen Sie beilegen, fragen Sie dort nach. - Die Bestätigungen entsprechen dem amtlichen Vordruck. - Sie enthalten einen Hinweis auf die Anzeige beim Finanzamt. - Die Unterschrift wird beim Druck als Faksimile eingeblendet oder eingescannt verwendet. - Das Verfahren ist gegen unbefugten Zugriff gesichert. - Die Buchung der Zahlungen und die Erstellung der Bestätigungen sind verbunden, und die Summen lassen sich abstimmen. - Aufbau und Ablauf sind für das Finanzamt in angemessener Zeit prüfbar und ordentlich dokumentiert. ### Der vereinfachte Zuwendungsnachweis bis 300 Euro Nicht für jede kleine Spende muss der Verein eine Bestätigung ausstellen. Nach § 50 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung genügt bei Zuwendungen bis 300 Euro unter bestimmten Umständen ein Bareinzahlungsbeleg oder eine Buchungsbestätigung der Bank, etwa der Kontoauszug. Das gilt unter anderem für Zuwendungen an steuerbefreite Körperschaften, wenn auf dem Beleg der steuerbegünstigte Zweck und die Angaben zur Freistellung aufgedruckt sind oder der Verein sie auf einem beigefügten Beleg liefert. Die Buchungsbestätigung muss erkennen lassen, wer gezahlt hat, wer das Geld bekam, wie hoch der Betrag war, an welchem Tag gebucht wurde und dass die Zahlung tatsächlich durchgeführt wurde. Bei Kleinbeträgen an steuerbefreite Körperschaften muss die spendende Person zusätzlich den Beleg des Vereins aufbewahren. Viele Vereine fügen deshalb ihrer Bankverbindung auf der Webseite oder im Spendenaufruf einen kurzen Absatz mit dem Zweck und den Freistellungsdaten bei. Das ist der Hinweis, den man oft als vereinfachten Zuwendungsnachweis findet. Er ersetzt keine Bestätigung bei höheren Beträgen. Und: Der Verein darf auch bei kleinen Beträgen eine Bestätigung ausstellen, wenn die spendende Person es wünscht. Ein Werkzeug wie Zuwendungsstapel markiert deshalb in der Prüfliste Zahlungen bis 300 Euro. Sie entscheiden dann, ob Sie diese Bestätigungen trotzdem erstellen oder auf Anfrage nachliefern. ### Aufbewahrung: das Doppel beim Verein und der Beleg beim Spender Der Verein muss Zuwendungen und ihre zweckentsprechende Verwendung ordnungsgemäß aufzeichnen und ein Doppel jeder Bestätigung aufbewahren. Das steht in § 50 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung und im BMF-Schreiben. Eine elektronische Speicherung ist zulässig, wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden. Bei Sachzuwendungen müssen die Grundlagen der Wertangabe dokumentiert sein. Wie lange das Doppel aufzubewahren ist, wird in der Literatur unterschiedlich dargestellt. Eine Darstellung aus dem Jahr 2017 nennt zehn Jahre für Papierbestätigungen und sieben Jahre für elektronisch bestätigte Spenden, jeweils ab Ende des Jahres der Zuwendung. Weil sich Regeln ändern, fragen Sie hier Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung nach der für Ihren Verein geltenden Frist. Der Doppelstapel wird in der Praxis oft mit der Buchführung zusammen aufbewahrt. Für die spendende Person gilt: Seit 2017 muss sie die Bestätigung nicht mehr mit der Steuererklärung einreichen, sondern nur auf Verlangen des Finanzamts vorlegen. Aufzubewahren ist sie bis ein Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids. Das erklärt, warum Spender im Februar und März gern nach der Bestätigung fragen, wenn sie noch fehlt. ### Haftung: warum Genauigkeit zählt Spender dürfen auf die Richtigkeit einer Bestätigung vertrauen, solange sie nicht wissen oder grob fahrlässig nicht wissen, dass sie falsch ist. Dafür steht der Verein gerade. § 10b Absatz 4 EStG bestimmt: Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung ausstellt oder veranlasst, dass Zuwendungen nicht zweckentsprechend verwendet werden, haftet für die entgangene Steuer. Der Satz beträgt 30 Prozent des zugewendeten Betrags. Hinzu kann eine Haftung für Gewerbesteuer von 15 Prozent kommen. Bei der Veranlasserhaftung ist zunächst der Verein in Anspruch zu nehmen. Die handelnden Personen haften nur nachrangig, unter den im Gesetz genannten Voraussetzungen. Zu den typischen Fehlern gehören ein abgelaufener Bescheid, ein falscher Zweck, Beiträge, die bei einem Sportverein nicht bestätigt werden dürfen, oder Zuwendungen, die nicht für die genannten Zwecke eingesetzt wurden. Daraus folgt kein Grund zur Angst, aber ein Grund für Sorgfalt: Wer sauber nach dem Muster arbeitet und die Daten des Bescheids aktuell hält, ist auf der sicheren Seite. Genau dort hilft ein Werkzeug, das jede Bestätigung gleich aufbaut und fehlende Angaben meldet, bevor etwas rausgeht. Es nimmt dem Verein die Verantwortung aber nicht ab. ### Aufwandsspenden: wenn ein Ehrenamtlicher auf Erstattung verzichtet Eine Aufwandsspende liegt vor, wenn jemand auf einen Anspruch auf Aufwendungsersatz oder auf eine Vergütung verzichtet und der Verein dafür eine Bestätigung ausstellt. Das Muster fragt deshalb bei jeder Geldzuwendung ab, ob es sich um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt. Dieses Kästchen müssen Sie immer ankreuzen, auch wenn Ihr Verein nie Aufwandsspenden bestätigt. Nach § 10b Absatz 3 EStG sind solche Aufwendungen nur abziehbar, wenn der Anspruch durch Vertrag oder Satzung eingeräumt wurde und darauf verzichtet wird. Die Fachliteratur nennt dazu mehrere Voraussetzungen: Der Anspruch muss vor Beginn der Tätigkeit bestehen, der Verein muss die Höhe belegen können, der Verzicht muss zeitnah erfolgen und die Ansprüche müssen ernsthaft sein, der Verein muss sie also bezahlen können. Verzichten fast alle Berechtigten, spricht das gegen die Ernsthaftigkeit. Aufwandsspenden sind ein Bereich, in dem Vereine regelmäßig Rat brauchen. Das Werkzeug erstellt hier nur das Formular aus Ihren Angaben. Ob die Voraussetzungen erfüllt sind, prüfen Sie mit Ihrem Finanzamt oder Ihrer Steuerberatung. ### Elektronische Übermittlung ans Finanzamt und das Zuwendungsempfängerregister Zwei Dinge werden oft verwechselt. Das eine ist die elektronische Übermittlung der Bestätigung. Nach § 50 Absatz 2 EStDV kann die spendende Person den Verein bevollmächtigen, die Bestätigung per Datenfernübertragung an das Finanzamt zu schicken. Dafür teilt sie dem Verein ihre steuerliche Identifikationsnummer mit. Die Vollmacht kann nur für die Zukunft widerrufen werden. Der Verein stellt der Person die übermittelten Daten elektronisch oder auf Wunsch als Ausdruck zur Verfügung und weist darauf hin, dass die Daten ans Finanzamt gegangen sind. Die Daten sind bis Ende Februar des Folgejahres zu übermitteln. Wird so verfahren, muss die spendende Person die Bestätigung nicht aufbewahren. Für den normalen Verein ist das ein Zusatzverfahren. Der Papier- oder PDF-Weg bleibt zulässig. Ob es sich für Ihren Verein lohnt, hängt von Aufwand und Software ab. Zuwendungsstapel übermittelt nichts an das Finanzamt und nimmt Ihnen diese Entscheidung nicht ab. Das andere ist das Zuwendungsempfängerregister beim Bundeszentralamt für Steuern. Nach § 60b Abgabenordnung führt das Amt ein Register der Körperschaften, an die steuerbegünstigte Zuwendungen geleistet werden können. Es speichert unter anderem Name, Anschrift, die steuerbegünstigten Zwecke, das zuständige Finanzamt und das Datum des letzten Freistellungsbescheids. Das Finanzamt meldet diese Daten von Amts wegen. Ihr Verein muss sich dafür nicht selbst anmelden. Wichtig für Kassenwarte: Das Register ersetzt die Zuwendungsbestätigung nicht. Rechtlichen Vertrauensschutz für Spender bietet weiterhin die Bestätigung. Die Daten im Register sind aber eine gute Gelegenheit zu prüfen, ob alle Ihre Zwecke richtig erfasst sind. ### Von der Tabelle zur Bestätigung: wie ein sauberer Ablauf aussieht Die meisten Kassenwarte arbeiten im Januar oder Februar. Dann liegt der Kontoauszug des Vorjahres vor, und die Spendenbescheinigungen sollen raus. Ein sauberer Ablauf besteht aus wenigen Schritten, egal ob mit Tabelle, Vereinssoftware oder einem Werkzeug: Ein Wort zum Datum: Maßgeblich ist das Datum der Zuwendung, also in der Regel der Tag, an dem das Geld auf dem Vereinskonto gebucht wurde oder bar übergeben wurde. Bei einer Sammelbestätigung gilt der Zeitraum, den die Bestätigung angibt. Wer Bestätigungen für das Vorjahr im neuen Jahr ausstellt, prüft vorher, ob der Freistellungsbescheid am Tag der Ausstellung noch nicht zu alt ist. Ein Wort zur Kommunikation: Spender sind dankbar für eine kurze Mail, wann die Bestätigungen kommen. Wer um die Steuer-Identifikationsnummer bittet, damit der Verein die Daten elektronisch übermitteln kann, sollte erklären, wofür sie gebraucht wird und dass die Vollmacht freiwillig ist. Wer lieber Papier oder PDF verschickt, kann das weiterhin tun. Der aufwendigste Teil ist erfahrungsgemäß nicht das Schreiben, sondern das Aussortieren und das Vervollständigen von Adressen. Deshalb zeigt Zuwendungsstapel nach dem Hochladen zuerst eine Prüfliste, bevor irgendeine Bestätigung entsteht. - Zahlungen sammeln: Kontoauszug oder Kassenbuch des Jahres, dazu die Adressen der Spender. - Aussortieren, was keine Zuwendung ist: Zahlungen mit Gegenleistung wie Eintritt, Warenkauf oder Kursgebühr, Erstattungen, Durchlaufposten. Im Zweifel fragen Sie das Finanzamt. - Zuordnen: Spende oder Mitgliedsbeitrag, Einzelbestätigung oder Sammelbestätigung, Sachzuwendung. - Prüfen, ob der Bescheid aktuell ist und der Zweck stimmt. - Bestätigungen erstellen, Beträge in Worten prüfen, Aufwandsverzicht ankreuzen. - Unterschreiben, falls keine Anzeige für das maschinelle Verfahren vorliegt, und versenden. - Doppel und Liste aufbewahren. ### Typische Fehler und wie man sie vermeidet Aus den Hinweisen der Finanzverwaltung ergibt sich eine Reihe von Fehlern, die sich mit etwas Routine vermeiden lassen. Ein Werkzeug kann viele dieser Fehler aufspüren, weil sie formal sind. Es kann nicht beurteilen, ob eine Zahlung steuerlich eine Zuwendung ist oder ob Ihr Verein im Einzelfall alle Voraussetzungen erfüllt. Das bleibt Sache des Vereins. - Zu alter Freistellungsbescheid oder falsches Datum - Betrag in Worten stimmt nicht mit dem Betrag in Ziffern überein - Mitgliedsbeitrag bestätigt, obwohl der Vereinszweck das nicht zulässt - Verzicht auf Aufwendungsersatz nicht angekreuzt - Umformulierte Texte im Muster oder weggelassene Hinweise zur Haftung - Sachspende ohne Angaben zu Alter, Zustand und Wert - Fehlende Anschrift der spendenden Person - Sammelbestätigung ohne Anlage mit den Einzelbuchungen - Kein Doppel aufbewahrt ### Was Zuwendungsstapel macht und was nicht Zuwendungsstapel nimmt Ihnen die Fleißarbeit ab: Zeilen einlesen, in das passende amtliche Muster einsetzen, Beträge in Worten schreiben, Freistellungsdaten eintragen, Sammelbestätigungen mit Anlage bauen und eine Doppelliste anlegen. Die Prüfliste meldet, was in Ihren Daten fehlt oder auffällt. Zuwendungsstapel entscheidet nicht über Gemeinnützigkeit, Abzugsfähigkeit oder Steuerfolgen. Das Werkzeug übermittelt nichts an das Finanzamt, verschickt nichts im Namen des Vereins und ersetzt keine Beratung. Der Pflichtsatz gilt für jede Bestätigung: Erstellung nach den amtlichen Mustern aus Ihren Angaben. Für die Richtigkeit und die Gemeinnützigkeit bleibt der Verein verantwortlich; keine Steuerberatung. Der Preis soll zum Ehrenamt passen: 39 Euro im Jahr für bis zu 300 Bestätigungen. Zum Start wird kein Abo abgeschlossen, den Weg dorthin erklären wir, wenn es soweit ist. Heute können Sie sich nur vormerken lassen. ### Quellen - [§ 10b Einkommensteuergesetz (EStG)](https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__10b.html) - [§ 50 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV)](https://www.gesetze-im-internet.de/estdv_1955/__50.html) - [§ 63 Abgabenordnung (AO)](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__63.html) - [§ 60b Abgabenordnung (AO), Zuwendungsempfängerregister](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__60b.html) - [BMF-Schreiben vom 7. November 2013, Muster für Zuwendungsbestätigungen (Kopie der Stadt Krefeld)](https://www.krefeld.de/C1257CBD001F275F/files/bmf_muster-zuwendungsbestaetigungen2013-11-07.pdf/$file/bmf_muster-zuwendungsbestaetigungen2013-11-07.pdf) - [Landesamt für Steuern Bayern, Formulare zu Spenden (Muster der Bundesfinanzverwaltung)](https://www.lfst.bayern.de/formulare/weitere-themen-a-bis-z/spenden) - [Einkommensteuer-Richtlinien R 10b.1, maschinell erstellte Bestätigungen](https://www.steuerschroeder.de/steuer/?p=643) - [Haufe, Frotscher/Geurts zu § 10b EStG, Inhalt der Zuwendungsbestätigung](https://www.haufe.de/id/kommentar/frotschergeurts-estg-10b-steuerbeguenstigte-zwecke-71-inhalt-der-zuwendungsbestaetigung-HI14357903.html) - [Haufe, Reuber: Inhalt der Zuwendungsbestätigung](https://www.haufe.de/id/beitrag/reuber-die-besteuerung-der-vereine-spendenzuwendungen-2-inhalt-der-zuwendungsbestaetigung-HI10389388.html) - [Haufe, Elektronische Zuwendungsbestätigungen für Spenden (2017)](https://www.haufe.de/steuern/finanzverwaltung/modernisierung-der-ablaeufe-des-spendennachweisverfahrens_164_397218.html) - [FGS, Zuwendungsempfängerregister kommt Anfang 2024](https://www.fgs.de/news-and-insights/blog/detail/zuwendungsempfaengerregister-kommt-anfang-2024) - [Amt24 / FIM-Portal, Leistungsbeschreibung Zuwendungsbestätigung](https://www.fimportal.de/api/v0/leistung-stammtexte/L100009/6000735-99102041000000/pvog/de/pdf) - [KDE e.V., Beispiel eines vereinfachten Zuwendungsnachweises](https://ev.kde.org/resources/vereinfachter_zuwendungsnachweis_update2025.pdf) - [Landessportbund Niedersachsen (VIBSS), Anforderungen an Aufwandsspenden](https://lsb-niedersachsen.vibss.de/vereinsmanagement/steuern/zuwendungsrecht/sach-aufwandsspenden/verschaerfte-anforderungen-fuer-aufwandsspenden?type=123) - [Lohnsteuer kompakt, Wie muss ich Spenden beim Finanzamt nachweisen?](https://www.lohnsteuer-kompakt.de/pl/fag/2020/219/wie_muss_ich_spenden_beim_finanzamt_nachweisen) ## Häufige Fragen **Was ist eine Zuwendungsbestätigung?** Das ist der Nachweis, mit dem Spenderinnen und Spender ihre Spende oder ihren Mitgliedsbeitrag in der Steuererklärung geltend machen können. Der Verein stellt sie selbst aus, und zwar nach einem amtlichen Muster der Finanzverwaltung. **Ist das eine Steuerberatung?** Nein. Das Werkzeug erstellt Bestätigungen nach den amtlichen Mustern aus Ihren Angaben. Für die Richtigkeit und die Gemeinnützigkeit bleibt der Verein verantwortlich. Im Einzelfall fragen Sie Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung. **Kann ich es schon heute kaufen?** Noch nicht. Zuwendungsstapel startet in Kürze. Wenn Sie sich vormerken lassen, melden wir uns zum Start. Es wird nichts verkauft und nichts abgebucht. **Brauche ich für kleine Spenden überhaupt eine Bestätigung?** Bei einzelnen Zuwendungen bis 300 Euro an steuerbefreite Vereine kann ein Kontoauszug genügen, wenn der Beleg bestimmte Angaben des Vereins enthält. Wer trotzdem eine Bestätigung möchte, kann sie bekommen. Der Ratgeber unten erklärt die Einzelheiten. **Darf ich die Bestätigungen ohne Unterschrift versenden?** Nur wenn Ihr Verein dem Finanzamt die Nutzung eines maschinellen Verfahrens angezeigt und die Bedingungen bestätigt hat. Der Ratgeber unten nennt die Bedingungen. Ohne Anzeige unterschreibt der Vorstand oder eine beauftragte Person. **Was passiert mit unseren Spenderdaten?** Die Daten werden nur für Ihre Bestätigungen verwendet und nicht weitergegeben. Einzelheiten zur Speicherdauer stehen zum Start in der Datenschutzerklärung. **Wer darf Zuwendungsbestätigungen ausstellen?** Steuerbegünstigte Körperschaften wie gemeinnützige Vereine und Stiftungen, wenn ihr Freistellungsbescheid (oder die Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid) höchstens fünf Jahre alt ist. Wurde erst die Satzung festgestellt, darf bestätigt werden, wenn die Feststellung höchstens drei Kalenderjahre zurückliegt (§ 63 Absatz 5 Abgabenordnung). **Muss ich die amtlichen Muster wörtlich übernehmen?** Ja. Nach dem BMF-Schreiben vom 7. November 2013 müssen Wortwahl und Reihenfolge erhalten bleiben. Nur die im Einzelfall passenden Angaben werden übernommen, die Haftungs- und Anerkennungshinweise immer vollständig. Logos, Einrahmungen und Ankreuzkästchen sind erlaubt. **Darf ich auf die Bestätigung Danke und Werbung drucken?** Auf die Vorderseite nicht, auf die Rückseite ja. So steht es im BMF-Schreiben. Die Bestätigung darf außerdem nicht größer als DIN A4 sein. **Muss der Betrag wirklich in Worten stehen?** Ja. Die Muster für Geldzuwendungen verlangen den Betrag in Ziffern und in Buchstaben, dazu das Datum der Zuwendung. **Darf ich Bestätigungen per E-Mail als PDF verschicken?** Ja, wenn der Verein dem Finanzamt die Nutzung des maschinellen Verfahrens angezeigt hat. Dann dürfen die Bestätigungen als schreibgeschütztes Dokument per E-Mail versandt werden. Der Postversand bleibt möglich. **Gilt die Befreiung von der Unterschrift auch für Sachspenden?** Nein. Nach R 10b.1 Absatz 4 EStR gilt sie nicht für Sach- und Aufwandsspenden. Diese Bestätigungen unterschreiben Sie. **Dürfen wir Mitgliedsbeiträge bestätigen?** Das hängt vom Vereinszweck ab. Beiträge an Vereine für Sport, Heimatpflege und Heimatkunde sowie bestimmte Freizeitkulturen sind nach § 10b Absatz 1 EStG nicht abziehbar. Für diese Vereine sehen die Muster einen eigenen Hinweis vor. Bei Kunst und Kultur dagegen sind Beiträge abziehbar. Im Zweifel fragt man das Finanzamt. **Was ist, wenn jemand mehrmals im Jahr spendet?** Dann ist eine Sammelbestätigung möglich. Der Gesamtbetrag wird in einer Anlage auf die einzelnen Zuwendungen aufgeteilt, mit Datum, Art, Verzicht auf Aufwendungsersatz und Betrag. Statt des Namens kann dort ein fortlaufendes Kennzeichen stehen. **Ab wann genügt der Kontoauszug als Nachweis?** Bei einzelnen Zuwendungen bis 300 Euro an steuerbefreite Körperschaften kann nach § 50 EStDV eine Buchungsbestätigung der Bank genügen, wenn der Zweck und die Freistellungsangaben auf dem Beleg stehen oder der Verein einen Beleg dazu liefert. Der Verein darf trotzdem eine Bestätigung ausstellen. **Wie lange muss der Verein das Doppel aufbewahren?** Das Doppel ist aufzubewahren, ein Speichern in elektronischer Form ist zulässig. Die genaue Frist wird in der Literatur unterschiedlich genannt, eine Darstellung von 2017 nennt zehn Jahre für Papier. Fragen Sie Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung nach der Frist für Ihren Verein. **Wie lange muss der Spender die Bestätigung aufbewahren?** Bis ein Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids. Sie muss nicht mit der Steuererklärung eingereicht werden, nur auf Verlangen des Finanzamts vorgelegt (§ 50 Absatz 8 EStDV). **Wofür haftet der Verein?** Für Bestätigungen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtig sind, und für Zuwendungen, die nicht zweckentsprechend verwendet werden. Die Haftung beträgt nach § 10b Absatz 4 EStG 30 Prozent des Betrags. Hinzu kann eine Gewerbesteuerhaftung von 15 Prozent kommen. **Ersetzt das Zuwendungsempfängerregister die Bestätigung?** Nein. Das Register beim Bundeszentralamt für Steuern wird vom Finanzamt befüllt, bietet aber keinen Vertrauensschutz für Spender. Die Bestätigung bleibt erforderlich. **Was ist eine Aufwandsspende?** Der Verzicht auf einen Anspruch auf Aufwendungsersatz oder Vergütung. Voraussetzung sind laut Fachliteratur unter anderem ein vorher eingeräumter Anspruch aus Vertrag oder Satzung, eine zeitnahe Verzichtserklärung und ein ernsthafter Anspruch. Dafür gibt es keine Bestätigung ohne Unterschrift. **Was bedeutet es, dass Zuwendungsstapel keine Steuerberatung ist?** Das Werkzeug setzt Ihre Angaben in die amtlichen Muster ein und prüft Formales. Ob Ihr Verein gemeinnützig ist, ob eine Zahlung abziehbar ist oder wie eine Sonderkonstellation zu behandeln ist, klären das Finanzamt und Ihre Steuerberatung. ## Kostenlos vormerken Zuwendungsstapel startet in Kürze. Tragen Sie sich ein, dann werden Sie als Erstes per E-Mail benachrichtigt. Es wird nichts verkauft und nichts abgebucht. ## Fragen? Schreiben Sie uns Sie möchten etwas wissen, bevor Zuwendungsstapel startet, oder haben einen besonderen Fall? Schreiben Sie uns eine E-Mail oder nutzen Sie das kurze Formular. Wir antworten persönlich. [E-Mail an info@fiperly.de](mailto:info@fiperly.de?subject=Frage%20zu%20Zuwendungsstapel)