# Kassenmelder: Kassenmeldung für Mein ELSTER vorbereiten Startet in Kürze · jetzt kostenlos vormerken # Kassenmeldung ans Finanzamt: Sie tippen die Daten einmal ein, wir sagen Ihnen, was wohin gehört. Wer eine elektronische Kasse, ein Taxameter oder einen Wegstreckenzähler anschafft oder außer Betrieb nimmt, muss das dem Finanzamt über Mein ELSTER mitteilen. Kassenmelder führt Sie Feld für Feld durch die Meldung, zeigt alle Kassen je Betriebsstätte auf einen Blick und erinnert Sie an die Monatsfrist. Ausfüllhilfe; die Meldung geben Sie selbst über Mein ELSTER ab. Keine Steuerberatung. [Kostenlos vormerken](https://www.fiperly.de/angebote/kassenmeldung-elster/#platz) [19 € je Meldung](https://www.fiperly.de/angebote/kassenmeldung-elster/#preis) ## Für wen - Gastronomie, Cafés, Imbisse und Bäckereien mit einer oder mehreren elektronischen Kassen - Einzelhandel, Friseure, Kioske, Hofläden und Märkte mit Kassensystem oder Waage mit Kassenfunktion - Taxi- und Mietwagenbetriebe mit Taxameter, soweit sie diese melden müssen - Betriebe mit mehreren Standorten, die den Überblick über Kassen und Seriennummern verlieren - Betriebe, die eine Kasse tauschen, ersetzen oder stilllegen und die Monatsfrist im Blick behalten wollen ## Sie geben ein - Ihre Betriebsstätten mit Bezeichnung und Anschrift - je Kasse: Art, Hersteller, Modell, Software mit Version und Seriennummer - je Kasse: Anschaffungsdatum, Datum der Inbetriebnahme und gegebenenfalls Datum und Grund der Außerbetriebnahme - je TSE: Seriennummer, BSI-Zertifizierungs-ID, Datum der Inbetriebnahme und Bauform - bei Taxametern zusätzlich das Kennzeichen des Fahrzeugs ## Sie bekommen - eine Ausfüllhilfe in der Reihenfolge der Maske in Mein ELSTER: Feld für Feld, mit dem Wert, den Sie eintragen - eine Prüfung Ihrer Eingaben auf typische Fehler, etwa die Länge der TSE-Seriennummer oder das Format der BSI-ID - eine Übersicht aller Kassen je Betriebsstätte als PDF zum Ablegen in Ihrer Verfahrensdokumentation - eine Erinnerungsliste mit Fristen: wann eine Anschaffung oder Außerbetriebnahme spätestens zu melden ist - bei Änderungen eine aktualisierte Ausfüllhilfe, denn Mein ELSTER verlangt immer alle Kassen einer Betriebsstätte ### Musterauszug aus einer Ausfüllhilfe Beispieldaten zur Veranschaulichung, kein echter Betrieb. Seriennummern und IDs sind erfunden. | Feld in Mein ELSTER | Ihr Eintrag (Beispiel) | Hinweis | |---|---|---| | Betriebsstätte, Bezeichnung | Café Muster, Hauptstraße 1 | Eine Meldung je Betriebsstätte, mit allen Kassen dort | | Art des Systems | Tablet-/App-Kasse | Auswahlfeld, Art laut Ihrem Kassenhersteller | | Seriennummer des Systems | KM-2026-00417 | Muss zur Seriennummer passen, die bei der TSE angemeldet ist | | Anschaffungsdatum | 05.10.2026 | Lieferdatum, nicht das Datum der ersten Nutzung | | TSE, Seriennummer | 7F3A … C9D1 (64 Zeichen) | Nur Ziffern 0 bis 9 und Buchstaben A bis F, genau 64 Zeichen | | TSE, BSI-Zertifizierungs-ID | 1234-2021 | Format vierstellig, Bindestrich, Jahr | | Frist | bis 05.11.2026 | Ein Monat nach Anschaffung, im Kalender vorgemerkt | ## Preis ### Einzelmeldung **19 €** einmalig je Meldung, also je Betriebsstätte, mit allen Kassen dieser Betriebsstätte ### Jahrespaket Änderungen **49 € im Jahr** alle Änderungsmeldungen und Erinnerungen für zwölf Monate, für alle Ihre Betriebsstätten Geplante Startpreise. Heute wird nichts verkauft und nichts abgebucht. Der verbindliche Endpreis steht vor jedem Kauf da. ## So läuft es ab 1. Sie lassen sich auf die Vormerkliste setzen. Das kostet nichts und verpflichtet zu nichts. 2. Zum Start bekommen Sie eine E-Mail mit dem Link zu Kassenmelder. 3. Sie legen Ihre Betriebsstätten an und tragen je Kasse und TSE die Daten ein. Eine Hilfe zeigt, wo Sie die Angaben bei gängigen Kassen finden. 4. Kassenmelder prüft die Eingaben und zeigt Ihnen die Ausfüllhilfe Feld für Feld. 5. Sie öffnen in Mein ELSTER das Formular und übernehmen die Werte. Die Meldung geben Sie selbst ab. 6. Sie speichern das ELSTER-Übermittlungsprotokoll bei Ihren Unterlagen. Bei Änderungen kommen Sie zurück, passen einen Eintrag an und erhalten die neue Ausfüllhilfe. ## Was das Angebot nicht leistet - Keine Steuerberatung. Kassenmelder sagt nicht, ob und wann Sie in Ihrem Einzelfall melden müssen. Das klärt Ihre Steuerberatung oder Ihr Finanzamt. - Wir geben keine Meldung für Sie ab. Die Meldung übermitteln Sie selbst über Mein ELSTER mit Ihrem Zugang. - Eine XML-Datei für den Import in Mein ELSTER bieten wir zum Start nicht zugesagt an. Das Importformat steht nicht öffentlich beschrieben zur Verfügung. Sobald wir es belegt und fehlerfrei umsetzen können, geben wir es bekannt. - Wir prüfen Ihre Angaben auf Format und Stimmigkeit, nicht auf Wahrheit. Ob die BSI-Zertifizierung Ihrer TSE gültig ist, kontrollieren wir nicht. - Ob eine Änderung, etwa der Tausch einer TSE, gemeldet werden muss, ist in den Quellen nicht einheitlich dargestellt. Im Zweifel fragen Sie Ihr Finanzamt. ## Kassenmeldung nach § 146a Absatz 4 AO: Pflicht, Fristen, Angaben und Abgabe in Mein ELSTER verständlich erklärt ### Worum es bei der Kassenmeldung geht Seit der Kassensicherungsverordnung müssen elektronische Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, geschützt sein. Die TSE sorgt dafür, dass jeder Verkauf manipulationssicher gespeichert wird. Damit das Finanzamt weiß, welche Systeme in welchem Betrieb im Einsatz sind, gibt es eine weitere Pflicht: die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung (AO). Im Alltag heißt sie meist Kassenmeldung. Nach dem Gesetzestext erfolgt die Mitteilung an das zuständige Finanzamt per Datenfernübertragung in einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz. Sie enthält unter anderem Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen, die Art der Sicherheitseinrichtung und des Systems, die Anzahl und Seriennummer der Systeme sowie das Anschaffungs- und das Außerbetriebnahmedatum. Die Frist beträgt einen Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Die Pflicht besteht dem Grunde nach seit dem 1. Januar 2020. Weil es zunächst keinen elektronischen Meldeweg gab, hatte das Bundesfinanzministerium die Mitteilung ausgesetzt. Mit dem Schreiben vom 28. Juni 2024 steht das Verfahren seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung, und das ältere Schreiben vom 6. November 2019 wurde aufgehoben. Die Kassenmeldung ist nicht die einzige Pflicht rund um das Kassengesetz. In § 146a stehen drei Dinge nebeneinander: Absatz 1 verlangt, dass das System jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet und durch eine zertifizierte TSE geschützt ist. Absatz 2 regelt die Belegausgabe. Absatz 4 ist die Mitteilung an das Finanzamt, um die es hier geht. Wer seine TSE bereits hat und Belege ausgibt, hat die Mitteilung damit noch nicht erfüllt, denn sie ist ein eigener Schritt. Zuständig ist das Finanzamt, das nach den §§ 18 bis 20 AO für Ihre Besteuerung zuständig ist, in der Regel also das Finanzamt Ihres Betriebs. Die Meldung ersetzt weder die Verfahrensdokumentation noch den Datenexport bei einer Kassen-Nachschau. Sie ist eine reine Bestandsmeldung: Welche Geräte, welche TSE, seit wann. ### Wer melden muss und welche Geräte gemeint sind Melden muss, wer aufzeichnungspflichtige Vorgänge mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst. Das sind nach § 1 Absatz 1 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Dazu zählen klassische Registrierkassen ebenso wie PC-Kassen, Tablet- und App-Kassen oder Waagen mit Kassenfunktion. Nach den Hinweisen der Finanzverwaltung stehen gemietete, geleaste oder lizenzierte Systeme den gekauften gleich. Nicht gemeint sind die Geräte aus dem Negativkatalog in § 1 Absatz 1 Satz 2 KassenSichV. Dort stehen zum Beispiel Fahrkartenautomaten, Parkticketautomaten, Ladepunkte für Elektrofahrzeuge, digitale Buchhaltungsprogramme, Verkaufs- und Dienstleistungsautomaten, Bargeldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte. Wer nur eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System führt, ist von der Mitteilung nicht betroffen. Zwei Hinweise aus der Praxis helfen bei Grenzfällen. Erstens kommt es nach einer Darstellung des Deubner Verlags nicht auf die tatsächliche Nutzung an, sondern auf die Möglichkeit der Nutzung. Ein Warenwirtschafts- oder Fakturaprogramm mit Kassenmodul kann deshalb erfasst sein, auch wenn das Modul nicht genutzt wird. Zweitens nennt ein Merkblatt einer Kanzlei als nicht meldepflichtig: Vorratsware, die nicht genutzt wird, sowie Demo- und Schulungssysteme ohne steuerwirksame Vorgänge. Ob das für Ihr Gerät zutrifft, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung oder dem Finanzamt. Auch die Rollenfrage taucht häufig auf. Nach der aktualisierten FAQ des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2025 gilt bei Vermittlungsgeschäften: Erfasst der Vermittler nur Umsätze des Auftraggebers, meldet der Auftraggeber und gibt den tatsächlichen Einsatzort an, meist die Betriebsstätte des Vermittlers. Erfasst der Vermittler auch eigene Umsätze, melden beide jeweils für sich. Juristische Personen des öffentlichen Rechts melden, wenn sie in einem Betrieb gewerblicher Art oder als Unternehmer steuerpflichtige Vorgänge elektronisch aufzeichnen. ### Fristen im Überblick: Bestandskassen, neue Kassen, Außerbetriebnahme Das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 unterscheidet drei Fälle. Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, galt eine einmalige Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. Diese Frist ist abgelaufen. Wer damals nicht gemeldet hat, sollte das nachholen und bei Fragen zu den Folgen Rat bei der Steuerberatung suchen. Für Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, gilt die gesetzliche Monatsfrist. Das Gleiche gilt für die Außerbetriebnahme ab diesem Datum. Dabei ist zu beachten: Die Anschaffung muss vorher mitgeteilt sein, bevor die Außerbetriebnahme gemeldet werden kann. Wurde ein System vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen und nicht mehr vorgehalten, ist eine Mitteilung nur dann nötig, wenn die Anschaffung bereits gemeldet wurde. Eine alte Kasse, die nie gemeldet war und längst stillgelegt ist, muss also nicht nachträglich gemeldet werden. Für den Alltag heißt das: Legen Sie eine Liste aller Geräte an, die im Betrieb Umsätze erfassen können, mit Standort, Seriennummer und Datum der Anschaffung. Prüfen Sie bei jedem Gerät, ob es nach dem 30. Juni 2025 dazugekommen oder ausgeschieden ist. Für diese Fälle läuft die Monatsfrist. Die Liste ist zugleich die Grundlage dafür, dass Sie später bei einer Kassen-Nachschau zeigen können, welche Systeme in Ihrem Betrieb im Einsatz waren und wann sie gemeldet wurden. - Anschaffung vor dem 1. Juli 2025: Meldung bis 31. Juli 2025 (abgelaufen) - Anschaffung ab dem 1. Juli 2025: Meldung innerhalb eines Monats - Außerbetriebnahme ab dem 1. Juli 2025: Meldung innerhalb eines Monats - Stilllegung vor dem 1. Juli 2025: Meldung nur, wenn die Anschaffung bereits gemeldet war ### Eine Meldung je Betriebsstätte: die Bruttomethode Das ELSTER-Formular bezieht sich immer auf genau eine Betriebsstätte. Jedes Aufzeichnungssystem gehört zu einer einzigen Betriebsstätte. Haben Sie zwei Filialen, geben Sie zwei Mitteilungen ab. Laut ELSTER-Seite zum Formular können pro Mitteilung höchstens 1.000 Systeme erklärt werden, und die Grenze gilt auch für den XML-Import. Außerdem muss jede Mitteilung alle Systeme der Betriebsstätte enthalten, nicht nur das neue oder das ausgeschiedene. Man nennt das Bruttomethode. Ein Beispiel: Sie betreiben ein Café mit zwei Kassen und tauschen eine davon aus. Die neue Meldung enthält dann die unveränderte Kasse, die neue Kasse und die alte Kasse mit Außerbetriebnahmedatum und Grund. Beim Wechsel einer Kasse in eine andere Betriebsstätte sind nach der ELSTER-Seite aktualisierte Mitteilungen zu senden, und Fachbeiträge raten dazu, beide betroffenen Betriebsstätten zu aktualisieren. Wer ein Gerät zwischen Standorten verleiht, sollte darum genau festlegen, wo es gerade im Einsatz ist. Bei Filialnetzen ist es nach einem Fachbeitrag möglich, die Meldungen zentral zu verantworten. Entscheidend bleibt, dass jeder Standort seine eigene, richtig zugeordnete Mitteilung hat. Praktisch bewährt sich eine einfache Tabelle mit einer Zeile je Gerät und einer Spalte für den Standort. Wandert ein Gerät zwischen Standorten, ändern Sie die Zeile und lösen damit die Aktualisierung beider Standorte aus. ### Welche Angaben verlangt werden Der Gesetzestext nennt die Mindestangaben. Die konkreten Felder des ELSTER-Formulars sind genauer. Nach einem Merkblatt zur Meldung, das die Maske beschreibt, sind sie in drei Gruppen gegliedert. Es handelt sich um eine Beschreibung aus zweiter Hand, die Sie bitte mit der Maske in Mein ELSTER abgleichen. Zwei Einzelheiten aus dem Merkblatt sind im Alltag nützlich. Bei Software und Software-Version ist der Name der Kassen-App gemeint, nicht das Betriebssystem des Tablets. Und im Bemerkungsfeld können Sie bis zu 1.000 Zeichen frei erläutern, zum Beispiel, dass eine Kasse nur im Saisonbetrieb genutzt wird. Bei Kassen mit Cloud-TSE empfiehlt ein Fachbeitrag, sich die Meldung vorab als PDF ausgeben zu lassen und zu prüfen, ob sie sich archivieren lässt. - Stammdaten: Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen. Die Steuernummer tragen Sie im Format ein, wie sie auf Ihrem Steuerbescheid steht. - Betriebsstätte: Bezeichnung, Anzahl der zugeordneten Systeme, bei Aufgabe der Betriebsstätte das Datum der Außerbetriebnahme, Bemerkungen bis 1.000 Zeichen. - Elektronisches Aufzeichnungssystem: Art (zum Beispiel PC-Kasse, Tablet-/App-Kasse, elektronische Registrierkasse, Taxameter oder Wegstreckenzähler), Software und Software-Version, Seriennummer, Hersteller, Modell, Anschaffungsdatum, Inbetriebnahme, Außerbetriebnahme mit Grund wie Verkauf, Defekt oder Diebstahl. - TSE: Seriennummer, BSI-Zertifizierungs-ID, Datum der Inbetriebnahme oder Aktivierung, Bauform wie SD-Karte, USB-Stick oder Cloud. ### Die TSE-Angaben richtig finden und eintragen Die TSE-Seriennummer ist ein 64-stelliger Hexadezimalwert, besteht also nur aus den Ziffern 0 bis 9 und den Buchstaben A bis F. Die BSI-Zertifizierungs-ID hat nach der Beschreibung im Merkblatt das Format vierstellige Zahl, Bindestrich, Jahr, zum Beispiel 1234-2021. Ein Anbieter von Kassensoftware weist darauf hin, dass das Präfix BSI-K-TR- dabei nicht mit eingetragen wird. Viele Angaben stehen im Datenexport nach DSFinV-K, den jede Kasse mit TSE erzeugen kann. Ein Fachbeitrag nennt die TSE-Seriennummer in der Datei tse.csv im Feld TSE_SERIAL und die Bezeichnung der Betriebsstätte in der Datei location.csv im Feld LOC_NAME. Alternativ liefern Kassenhersteller oder Kassenhändler die Daten auf Anfrage. Das Merkblatt weist außerdem darauf hin, dass sich die BSI-Zertifizierung nur auf die TSE bezieht, nicht auf die Kasse oder die Kassensoftware. Die Seriennummer der Kasse sollte mit der Seriennummer übereinstimmen, mit der die Kasse bei der TSE angemeldet ist. Wer Zahlen von Hand abschreibt, vertippt sich bei 64 Zeichen leicht. Kopieren Sie die Werte deshalb aus einer Datei oder lassen Sie sie prüfen, bevor Sie sie in Mein ELSTER einsetzen. Fehlen Ihnen einzelne Werte, ist das kein Grund zum Aufgeben. Der Kassenhersteller oder der Händler, der die Kasse eingerichtet hat, kennt Seriennummer, Modell und TSE-Daten. Auf dem Gehäuse, im Menü Systeminfo oder auf dem Lieferschein stehen oft Hersteller, Modell und Seriennummer. Ein Fachbeitrag warnt allerdings davor, Daten per Foto oder Abschrift unkontrolliert zu übernehmen. Wichtiger ist, dass die Angaben am Ende zu dem passen, was die Kasse selbst in ihrem Export ausgibt. ### Anschaffung, Inbetriebnahme, Außerbetriebnahme: welches Datum gehört wohin? Die Formularbeschreibungen trennen mehrere Daten, die im Alltag oft verwechselt werden. Das Anschaffungsdatum ist nach dem Merkblatt das Lieferdatum. Bei Miete oder Leasing zählt der Beginn des Vertrags. Das Datum der Inbetriebnahme ist der Tag, an dem Sie die Kasse erstmals einsetzen. Beide Daten sind meist verschieden. Die Monatsfrist für die Meldung knüpft nach dem Gesetz an die Anschaffung an, nicht an die erste Nutzung. Die TSE hat ein eigenes Datum der Inbetriebnahme oder Aktivierung. Es muss nicht mit dem Datum der Kasse übereinstimmen, etwa wenn die TSE später nachgerüstet oder ausgetauscht wurde. Bei der Außerbetriebnahme geben Sie das Datum an und, soweit die Maske es vorsieht, den Grund, zum Beispiel Verkauf, Defekt oder Diebstahl. Ein Fachbeitrag rät, das Feld nicht leer zu lassen. Wichtig: Wird eine Kasse nur ersetzt, muss die alte Kasse in der Mitteilung mit Außerbetriebnahme erscheinen. Der Deubner Verlag nennt als typischen Fehler, dass beim Kassenwechsel die alten Geräte in der neuen Mitteilung fehlen. ### Taxameter und Wegstreckenzähler Nach § 1 Absatz 2 KassenSichV gelten auch EU-Taxameter im Sinne der Richtlinie 2014/32/EU und Wegstreckenzähler als elektronische Aufzeichnungssysteme. Das schließt app-basierte Systeme ein, wenn sie diese Funktion übernehmen. Für sie gelten dieselben Monatsfristen wie für Kassen: bei Anschaffung, bei Ausrüstung mit einer TSE und bei Außerbetriebnahme. Eine Besonderheit war die Übergangsregel. Solange ein Taxameter keine zertifizierte TSE hatte, war die Mitteilung nach dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 entbehrlich, längstens für die Dauer der Nichtbeanstandungsregelung. Diese Regelung ist nach Auskunft des Finanzamts Nordrhein-Westfalen und der Berliner Genehmigungsbehörde am 31. Dezember 2025 ausgelaufen. Seit dem 1. Januar 2026 muss jedes Taxameter mit einer TSE ausgestattet sein. Bei Wegstreckenzählern gilt eine Einschränkung: Sie fallen nur unter die Pflicht, wenn sie am oder nach dem 1. Juli 2024 erstmals in Verkehr gebracht wurden. In der ELSTER-Maske ist bei Taxametern nach dem Merkblatt zusätzlich das Kfz-Kennzeichen anzugeben. Ob Ihr Gerät erfasst ist, sagt Ihnen der Hersteller oder Einbaubetrieb. ### So läuft die Abgabe in Mein ELSTER Die Mitteilung ist ausschließlich elektronisch möglich. Nach den Angaben der Finanzverwaltung haben E-Mail und Papier keine rechtliche Wirkung. Der Weg führt über Mein ELSTER oder, aus Fremdsoftware, über die ERiC-Schnittstelle. Nach der Merkblatt-Beschreibung heißt der Pfad: Formulare und Mitteilungen, Anträge und Mitteilungen, Sonstige Formulare, dann die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO. Voraussetzung ist ein ELSTER-Zugang mit Zertifikat. Wer noch keinen hat, sollte einige Tage einplanen, weil Teile der Freischaltung per Post kommen. Im Formular können Sie zu Beginn die Datenquelle wählen: Daten aus einer früheren Abgabe übernehmen, eine XML-Datei importieren oder ohne Vorbefüllung beginnen. Die direkte Eingabe ist nach dem Merkblatt der gängigste Weg. Prüfen Sie die Eingaben vor der Übermittlung noch einmal. Nach der Abgabe erhalten Sie ein Übermittlungsprotokoll. Mehrere Quellen empfehlen, es in der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung abzulegen. Die Freischaltung des ELSTER-Zugangs verdient einen Blick auf die Zeit. Nach dem Merkblatt kommt die Aktivierungs-ID per E-Mail, der Aktivierungs-Code per Post an die beim Finanzamt hinterlegte Adresse, und das Zertifikat entsteht erst, wenn beides vorliegt. Als Anmeldeform empfiehlt das Merkblatt die Zertifikatsdatei. Wer erst am letzten Tag der Frist mit der Registrierung beginnt, verpasst sie fast sicher. Planen Sie also vor einer Neuanschaffung bereits den Zugang ein. ### XML-Datei: was belegt ist und was nicht Mein ELSTER bietet beim Formular die Datenübernahme per XML-Import an, das bestätigt die ELSTER-Seite zum Formular, die auch die Grenze von 1.000 Systemen für den XML-Import nennt. Die IHK Kassel-Marburg beschreibt den Weg ebenso: Kassensoftware kann eine XML-Datei erzeugen, die Sie in Mein ELSTER hochladen. Eine öffentlich zugängliche Beschreibung des Schemas haben wir nicht gefunden. Im ELSTER-Anwenderforum berichten Nutzer, die Schema-Dateien seien Teil der ERiC-Dokumentation, die nach Registrierung als Entwickler bereitsteht und nicht weitergegeben werden dürfe. Dieselbe Diskussion nennt Fehlermeldungen beim Hochladen falsch aufgebauter Dateien. Auch die Entwicklerseite von ELSTER beschreibt ERiC nur allgemein. Deshalb sagen wir ehrlich: Eine XML-Datei bieten wir nicht an, solange wir die amtliche Beschreibung nicht belegt und fehlerfrei umsetzen können. Zum Start liefert Kassenmelder die Ausfüllhilfe Feld für Feld. Wenn Ihre Kassensoftware oder Ihr Kassenhändler bereits eine XML-Datei erzeugt, importieren Sie diese und prüfen sie vor der Übermittlung gründlich, wie es auch Fachbeiträge raten. Auch Anbieter von Kassensoftware sind auf dem Weg. Manche übermitteln die Mitteilung selbst über die ERiC-Schnittstelle, andere erzeugen eine Datei, die Sie hochladen. Ein Kassenhersteller beschreibt etwa, dass er fehlende Daten beim Kassenbetreiber abfragt und die Meldung zu einem festen Zeitpunkt übermittelt. Fragen Sie Ihren Anbieter, was er für Sie übernimmt. Verantwortlich bleibt in jedem Fall der Steuerpflichtige, und er sollte prüfen, ob die Meldung tatsächlich erfolgreich abgeschlossen wurde. ### Änderungen nach der Meldung: die Monatsfrist im Blick behalten Nach der ELSTER-Seite sind bei Änderungen, genannt werden Anschaffung, Außerbetriebnahme oder Wechsel der Betriebsstätte, aktualisierte Mitteilungen zu senden. Technisch geht das, indem Sie unter Meine Formulare die frühere Mitteilung öffnen, Daten übernehmen, die betroffenen Werte ändern und erneut übermitteln. Gesetzlich genannt sind Anschaffung und Außerbetriebnahme. Ob auch ein reiner TSE-Tausch oder eine technische Änderung gemeldet werden muss, stellen die Quellen unterschiedlich dar: Ein Handwerksblatt-Beitrag und ein Anbieter nennen neu eingespielte TSE und Änderungen als meldepflichtig, eine Darstellung des Deubner Verlags sieht das nach geltendem Recht nicht vor. Wer eine TSE tauscht, sollte sich beim Finanzamt oder der Steuerberatung rückversichern und die Änderung im Zweifel vorsorglich melden. Praktisch heißt das: Schreiben Sie bei jeder Anschaffung und Stilllegung sofort das Datum auf und notieren Sie die Frist. Eine Erinnerungsliste mit dem spätesten Meldetag je Ereignis ist der einfachste Schutz gegen das Vergessen, und genau dafür ist sie im Jahrespaket von Kassenmelder enthalten. ### Was bei verspäteter oder fehlerhafter Meldung droht Zu den Folgen gibt es keine einheitliche amtliche Übersicht in den Quellen, die wir abgerufen haben. Eine Auswertung von § 379 AO zeigt, dass die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 dort nicht als eigener Bußgeldtatbestand genannt wird. Die Nummern 4 bis 6 in § 379 Absatz 1 beziehen sich auf Absatz 1 von § 146a. Der Deubner Verlag stellt es ebenso dar. Dieselbe Quelle nennt aber andere Folgen: Das Finanzamt kann nach vorheriger Aufforderung ein Zwangsgeld nach § 328 AO festsetzen. Fehlende oder fehlerhafte Meldungen können außerdem Zweifel an der Kassenführung wecken, und bei einer Kassen-Nachschau wird geprüft, ob die Systeme mit den Meldungen übereinstimmen. Daraus kann eine Schätzung folgen. Das ist keine Beratung zu Ihrem Fall. Wenn Sie eine Frist verpasst haben, melden Sie nach und sprechen Sie bei Unsicherheit mit Ihrer Steuerberatung. Wer zeitnah und vollständig meldet, steht in der Regel besser da als jemand, der abwartet. Ein Beispiel zeigt, warum Vollständigkeit zählt: Das Finanzamt kommt zu einer Kassen-Nachschau und sieht im Betrieb drei Kassen. Gemeldet sind aber nur zwei. Auch ohne eigenen Bußgeldtatbestand wirft das Fragen auf. Mit einer aktuellen Übersicht je Betriebsstätte und dem abgelegten Übermittlungsprotokoll können Sie solche Fragen sachlich beantworten. ### Häufige Fehler und eine kurze Checkliste Aus den Praxisquellen lassen sich einige wiederkehrende Stolpersteine ablesen. Die meisten haben mit Sorgfalt bei den Daten zu tun und nicht mit Steuerrecht. Die Liste kann Ihnen als Gedächtnisstütze dienen, bevor Sie in Mein ELSTER auf Übermitteln drücken. - Nur das neue Gerät gemeldet: Die Mitteilung muss alle Systeme der Betriebsstätte enthalten. - Alte Kasse vergessen: Beim Kassenwechsel gehört die ausgetauschte Kasse mit Außerbetriebnahme in die neue Mitteilung. - Anschaffung und Inbetriebnahme vermischt: Das Lieferdatum ist nicht das Datum der ersten Nutzung. - TSE-Seriennummer abgetippt: 64 Zeichen, nur 0 bis 9 und A bis F. Besser kopieren und prüfen. - Steuernummer im falschen Format: Tragen Sie sie wie im Steuerbescheid ein, nicht die Umsatzsteuer-ID. - Betriebsstätte falsch zugeordnet: Jedes Gerät gehört genau einer Betriebsstätte. - Mietkasse nicht bedacht: Gemietete und geleaste Systeme sind wie gekaufte zu behandeln. - Protokoll nicht abgelegt: Das Übermittlungsprotokoll gehört zu Ihren Unterlagen. ### Wie Kassenmelder dabei hilft und wo die Grenzen liegen Kassenmelder nimmt Ihnen die Sortierarbeit ab. Sie erfassen einmal Betriebsstätten, Kassen und TSE. Daraus entsteht die Ausfüllhilfe in der Reihenfolge der Maske, eine Übersicht aller Kassen je Betriebsstätte für Ihre Unterlagen und eine Liste mit den Fristen. Die Prüfung auf Format und Länge fängt typische Tippfehler ab, bevor sie in Mein ELSTER landen. Die Meldung geben Sie selbst ab, mit Ihrem eigenen Zugang. Kassenmelder ist eine Ausfüllhilfe und keine Steuerberatung. Wir übernehmen weder die Übermittlung noch die Prüfung, ob Ihre Kasse unter die Pflicht fällt. Das ist so gewollt: Sie behalten die Kontrolle über das, was Sie dem Finanzamt melden. Kassenmelder startet in Kürze. Heute können Sie sich vormerken lassen. Zum Start schreiben wir Sie an, und Sie entscheiden dann, ob Sie die Einzelmeldung für 19 € oder das Jahrespaket für 49 € nutzen möchten. ### Quellen - [ELSTER: Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)](https://www.elster.de/eportal/formulare-leistungen/alleformulare/aufzeichnung146a) - [§ 146a AO, Ordnungsvorschrift für die Buchführung (gesetze-im-internet.de)](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146a.html) - [§ 1 KassenSichV, Elektronische Aufzeichnungssysteme (gesetze-im-internet.de)](https://www.gesetze-im-internet.de/kassensichv/__1.html) - [§ 379 AO, Steuergefährdung (gesetze-im-internet.de)](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__379.html) - [BMF-Schreiben vom 28.06.2024 zum Beginn der Mitteilungsverpflichtung (Abdruck der IHK)](https://www.ihk.de/blueprint/servlet/resource/blob/6325954/f6aea825353bceaa32423ad1d885358f/bmf-schreiben-28-06-2024-data.pdf) - [PwC: BMF, Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 AO](https://blogs.pwc.de/de/steuern-und-recht/article/244091/bmf-beginn-der-mitteilungsverpflichtung-nach-146a-absatz-4-ao/) - [ZDH: Start des elektronischen Mitteilungsverfahrens zum 1. Januar 2025](https://www.zdh.de/ueber-uns/fachbereich-steuern-und-finanzen/kassenfuehrung/bmf/start-des-elektronischen-mitteilungsverfahrens-zum-1-januar-2025/) - [ZDH: Aktualisierte Fassung der FAQ Kasse (Stand Oktober 2025)](https://www.zdh.de/ueber-uns/fachbereich-steuern-und-finanzen/abgabenordnung/aktuelles/bmf-aktualisierte-fassung-faq-kasse-veroeffentlicht/) - [Finanzverwaltung NRW: Mitteilungspflicht für Kassensysteme, EU-Taxameter und Wegstreckenzähler](https://www.finanzamt.nrw.de/en/node/1790) - [IHK Kassel-Marburg: Meldung von elektronischen Aufzeichnungssystemen ab 2025](https://www.ihk.de/kassel-marburg/brancheninformationen/handel/meldung-von-elektronischen-aufzeichungssystemen-ab-2025-6582628) - [Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten Berlin: Technische Sicherheitseinrichtung für Taxen](https://www.berlin.de/labo/mobilitaet/fahrerlaubnisse-personen-und-gueterbefoerderung/aktuelles/artikel.1623029.php) - [Merkblatt einer Wirtschaftskanzlei: Elektronische Kassensysteme richtig melden, Schritt für Schritt über ELSTER](https://thewes-wirtschaftskanzlei.com/wp-content/uploads/2025/07/Elektronische-Kassensysteme-richtig-melden-Schritt-fuer-Schritt-ueber-ELSTER.pdf) - [ELSTER Anwenderforum: XML-Schema für Meldung von Aufzeichnungssystemen](https://forum.elster.de/anwenderforum/forum/elster-webanwendungen/mein-elster/461475-xml-schema-f%C3%BCr-meldung-von-aufzeichnungssystemen-n-146a-ao-kassenmeldung) - [ELSTER: Informationen für Entwickler (ERiC)](https://www.elster.de/eportal/infoseite/entwickler) - [Deubner Verlag: Meldepflicht für elektronische Kassensysteme](https://www.deubner-steuern.de/themen/kasseng-gesetz-zum-schutz-vor-kassenmanipulation/meldepflicht-kassensysteme-2025.html) - [Deubner Verlag: Wie Sie Ihre Mandanten durch die Kassenmeldung führen](https://www.deubner-steuern.de/themen/kasseng-gesetz-zum-schutz-vor-kassenmanipulation/kassenmeldung-mandanten.html) - [fiskaltrust: Kassenmeldung nach § 146a Absatz 4 AO (Dokumentation)](https://docs.fiskaltrust.eu/de/docs/posdealers/buy-resell/products/notifications) - [fiskaltrust: Kassenmeldungen 2025 in Deutschland](https://fiskaltrust.eu/news/kassenmeldungen-2025-in-deutschland/) - [Handwerksblatt: Meldepflicht für Kassensysteme](https://www.handwerksblatt.de/themen-specials/registrierkassen-worauf-muessen-haendler-achten/meldepflicht-fuer-kassensysteme-deadline-31-juli-2025) ## Häufige Fragen **Was ist die Kassenmeldung?** Wer aufzeichnungspflichtige Vorgänge mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss nach § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung dem Finanzamt mitteilen, welche Systeme und welche TSE er einsetzt. Die Mitteilung gehört zu den Regeln, die Manipulationen an Kassen verhindern sollen. **Ist Kassenmelder eine Steuerberatung?** Nein. Es ist eine Ausfüllhilfe. Sie zeigt Ihnen, welche Angaben Mein ELSTER verlangt, und sortiert Ihre Daten dazu. Die Meldung geben Sie selbst über Mein ELSTER ab. Fragen zu Ihrem Einzelfall beantwortet Ihre Steuerberatung. **Kann ich Kassenmelder schon heute nutzen?** Noch nicht. Kassenmelder startet in Kürze. Heute können Sie sich auf die Vormerkliste setzen lassen. Es wird nichts verkauft und nichts abgebucht. **Bis wann muss ich eine neue Kasse melden?** Nach § 146a Absatz 4 AO innerhalb eines Monats nach der Anschaffung. Dasselbe gilt für die Außerbetriebnahme. Für Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, galt als einmalige Frist der 31. Juli 2025. **Warum muss ich alle Kassen eines Standorts angeben, wenn nur eine neu ist?** Mein ELSTER arbeitet nach der sogenannten Bruttomethode: Jede Mitteilung bezieht sich auf eine Betriebsstätte und enthält alle Systeme dieser Betriebsstätte. Bei einer Änderung senden Sie eine aktualisierte Mitteilung mit dem vollständigen Stand. **Was bekomme ich für das Jahrespaket?** Für 49 € im Jahr erhalten Sie zwölf Monate lang alle Änderungsmeldungen als Ausfüllhilfe, die Übersicht über alle Betriebsstätten und die Fristerinnerungen. Es ist für Betriebe gedacht, die Kassen öfter tauschen oder mehrere Standorte haben. **Muss ich auch eine gemietete oder geleaste Kasse melden?** Ja. Nach dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 werden gemietete oder geleaste Systeme den angeschafften gleichgestellt. Als Anschaffungsdatum nennt eine Praxisquelle den Beginn des Vertrags. **Ich habe nur eine offene Ladenkasse. Muss ich melden?** Nein, die Mitteilung betrifft elektronische Aufzeichnungssysteme. Wer nur eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System führt, ist laut Deubner Verlag nicht betroffen. **Was ist eine Betriebsstätte, und warum ist das wichtig?** Das Formular bezieht sich auf eine Betriebsstätte, und jedes System gehört genau einer an. Bei mehreren Standorten brauchen Sie je Standort eine eigene Mitteilung. Bei Zweifeln, was bei Ihnen als Betriebsstätte gilt, fragen Sie Ihre Steuerberatung. **Warum fordert Mein ELSTER bei einer neuen Kasse auch die alten an?** Weil die Mitteilung nach der Bruttomethode immer den vollständigen Stand der Betriebsstätte zeigt. Maßgeblich ist die ELSTER-Seite zum Formular: Es müssen alle Systeme der Betriebsstätte übermittelt werden. **Wie viele Kassen passen in eine Mitteilung?** Laut ELSTER höchstens 1.000 Systeme je Mitteilung, auch beim XML-Import. Für die meisten Betriebe ist das weit mehr als nötig. **Kann ich die Meldung per E-Mail oder Papier einreichen?** Nein. Laut Finanzamt Nordrhein-Westfalen haben E-Mail und Papier keine rechtliche Wirkung. Die Mitteilung erfolgt elektronisch über Mein ELSTER oder die ERiC-Schnittstelle. **Kann das meine Kassenfirma oder Steuerberatung für mich übernehmen?** Ja, die Meldung kann auch über geeignete Software oder Dienstleister erfolgen, etwa über Kassenhersteller oder Kanzleisoftware. Verantwortlich bleibt der Steuerpflichtige. Kassenmelder bietet nur die Ausfüllhilfe, die Meldung geben Sie selbst ab. **Was gilt, wenn ich ein Kassensystem für einen Auftraggeber betreibe (Vermittlung)?** Das BMF-FAQ in der Fassung vom 15. Oktober 2025 nennt dazu: Erfasst der Vermittler nur Umsätze des Auftraggebers, muss der Auftraggeber melden und den tatsächlichen Einsatzort angeben. Erfasst er auch eigene Umsätze, melden beide jeweils für sich. **Gilt die Pflicht auch für juristische Personen des öffentlichen Rechts?** Ja, wenn sie steuerpflichtige Vorgänge elektronisch aufzeichnen, etwa in einem Betrieb gewerblicher Art oder als Unternehmer. Das steht in der aktualisierten FAQ des BMF. **Wo finde ich das Formular in Mein ELSTER?** Unter Formulare und Mitteilungen, Anträge und Mitteilungen, Sonstige Formulare. Die Bezeichnung lautet Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO). Die Seite von ELSTER zum Formular verlinkt auch die BMF-Ausfüllanleitung. **Muss ich ein Taxameter melden, das noch keine TSE hat?** Die Übergangsregel, die das entbehrlich machte, ist zum 31. Dezember 2025 ausgelaufen. Seit 2026 muss jedes Taxameter eine TSE haben. Die Meldung folgt dann der Monatsfrist ab Ausrüstung mit der TSE. Fragen zu Ihrem Gerät klären Sie mit Hersteller und Finanzamt. **Ist die Zertifizierung meiner TSE dauerhaft gültig?** Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Das Merkblatt weist darauf hin, dass die BSI-Zertifizierung nur die TSE betrifft und ihre Gültigkeit geprüft werden sollte. Fragen Sie dazu Ihren Kassenhersteller. **Was passiert mit meinen Daten bei Kassenmelder?** Ihre Angaben bleiben gespeichert, damit Sie Änderungen später bequem nachtragen können und die Erinnerungen funktionieren. Auf Wunsch löschen wir Ihre Daten. Wir geben sie nicht weiter. ## Kostenlos vormerken Kassenmelder startet in Kürze. Tragen Sie sich ein, dann werden Sie als Erstes per E-Mail benachrichtigt. Es wird nichts verkauft und nichts abgebucht. ## Fragen? Schreiben Sie uns Sie möchten etwas wissen, bevor Kassenmelder startet, oder haben einen besonderen Fall? Schreiben Sie uns eine E-Mail oder nutzen Sie das kurze Formular. Wir antworten persönlich. [E-Mail an info@fiperly.de](mailto:info@fiperly.de?subject=Frage%20zu%20Kassenmelder)